Sekian banyak informasi lowongan kerja untuk posisi operational planner kerapkali menyertakan persyaratan khusus bagi para kandidatnya, yakni keharusan memiliki keterampilan mengoperasikan software berbasis sistem manajemen manufaktur seperti Oracle, SAP, dan sebagainya.
Aspek operasional adalah hal krusial untuk scale-up bisnis | Sumber gambar : pixabay.com / Firmbee
Meski dimaksudkan untuk menunjang kelancaran operasional produksi sebuah bisnis, sebenarnya hal itu bukanlah sesuatu yang paling mendasar.
Karena pemahaman dari planner-lah yang lebih penting ketimbang software penunjang yang digunakan.
Kemampuan seseorang untuk memahami sistem jauh lebih penting ketimbang sistem itu sendiri.
Sistem cenderung kaku dan seringkali tidak adaptif terhadap perubahan situasi, sementara manusia justru sebaliknya.
Sistem bisa usang, butuh perbaikan, dan butuh pengembangan. Sedangkan pemahaman seseorang terhadap keberadaan sistem membuatnya mampu melakukan perubahan, perbaikan, ataupun penyesuaian.
Sistem Mandiri
Memang tidak dapat dipungkiri bahwa keberadaan sebuah sistem adalah untuk menunjang kelancaran operasional bisnis dalam jangka panjang.
Dengan harapan bahwa suatu unit bisnis tidak menggantungkan pengelolaanya terhadap satu orang saja.
Hanya saja, tidak setiap bisnis memiliki modal cukup untuk melakukan pengadaan sistem yang konon harganya cukup mewah itu.
Apalagi ketika bisnis tersebut masih tergolong start up, berupa usaha rintisan, atau mungkin sebatas UMKM bermodal cekak.
Bisa jadi membangun sendiri sistem penunjang bisnis merupakan opsi terbaik. Khususnya menyangkut sistem perencanaan operasional bisnis tersebut.
Jangkauan Akses
Disamping itu, bagi para newbie dalam dunia perencanaan produksi, mengetahui tentang seluk beluk SAP, Oracle, Dynamix AX, dan sejenisnya bisa jadi sesuatu yang jauh dari jangkauan.
Di bangku kuliah mungkin seseorang pernah mendengar beberapa nama software atau sistem penunjang operasional produksi, namun belum tentu untuk mengoperasikannya.
Lain halnya apabila yang dimiliki seseorang adalah pemahaman mengenai bagaimana cara mengelola perencanaan produksi. Dengan begitu, sebuah rencana operasionalakan mampu dibuat sendiri meski berupa sistem sederhana sederhana.
Tanpa harus terlebih dulu memiliki sumber daya sistem penunjang yang modern, dan tanpa harus mencari modal untuk membeli sistem berharga mahal, kita bisa menjalankan fungsi planner secara mandiri.
Yakni dengan mengetahui dan memahami beberapa hal sederhana untuk menunjang eksekusi perancangan rencana operasional produksi.
Melalui pemahaman tersebut diharapkan nantinya kita yang awam menjadi lebih tahu, dan yang sudah tahu menjadi lebih memahami peran fungsinya sebagai seorang operational planner.
Scale Up Bisnis Kecil
Seiring berjalannya waktu, dan semakin seringnya kita bergelut dengan aktivitas perencanaan produksi maka lambat laun kita akan memperoleh wawasan berharga untuk mengembangkan keterampilan kita sebagai seorang operational planner.
Bahkan bukan tidak mungkin nanti kita akan mampu membuat “duplikasi” sistem perencanaan produksi sendiri dengan bantuan aplikasi sederhana seperti Microsoft Excel, Visual Basic, dan lain-lain dalam rangka mengakomodasi perencanaan operasional yang dibuat.
Bukan suatu masalah apabila mau menggunakan software sistem atau tidak selama seorang operational planner mengatahui beberapa hal dasar yang penting dalam penyusunan rencana operasionalnya.
Apabila sebuah bisnis, terutama yang masih berskala kecil, ingin bertumbuh dan meningkat kapsitasnya (scale up) maka keberadaan rencana operasional sangatlah krusial.
Dan hal itu akan bisa dilakukan manakala terdapat sosok operational planner kompeten di dalamnya.
Semoga bermanfaat.
Maturnuwun,
Agil Septiyan Habib
NB : Apabila ingin membaca tulisan saya yang lain diluar bahasan mengenai perencanaan operasional Anda bisa melihatnya juga disini.
Beberapa tahun lalu saat pertama kali menduduki posisi sebagai planner perencanaan operasional di sebuah perusahaan manufaktur, saya terkaget-kaget saat mengetahui alur pemenuhan order yang diterima dari tim sales & marketing.
Perencanaan operasional sangat penting bagi bisnis | Ilustrasi gambar : pixabay.com / picjumbo_com
Kala itu, jenis produk dan jumlah yang diminta seperti hanya numpang lewat saja di bagian perencanaan operasional dan langsung masuk menuju bagian produksi untuk dikelola sendiri detail informasi dari permintaan tersebut.
Produk mana yang akan diproduksikan terlebih dahulu, kapan estimasi waktu kesiapan, dan berapa banyak yang bisa dipenuhi dalam kurun waktu tertentu.
Namun, berhubung saat itu saya masih belum cukup tahu tentang karakteristik produk disana, mekanisme proses produksinya, dan beberapa kebiasaan organisasi yang lain maka saya pun hanya bisa mengikuti arus saja.
Sehingga, melihat pola tersebut terkesan sekali bahwa keberadaan planner seperti tidak berfungsi samasekali.
Fungsi Planner
Selama beberapa lama cara kerja semacam itu terus berulang dari waktu ke waktu. Akibatnya, seringkali terjadi permasalahan.
Mulai dari melesetnya waktu pemenuhan, pencapaian target produksi yang rendah, kinerja operasional yang jauh dari efisien, serta beberapa problematika lain.
Salah satu faktor krusial yang menyebabkan hal itu terjadi adalah pengelolaan sistem perencanaan produksi yang tidak sistematis, rancu, serta tidak sesuai alokasi.
Padahal, perencanaan operasional harus menjadi langkah awal dalam memulai aktivitas pemenuhan order dari konsumen. Dan itu memerlukan fokus tersendiri.
Sementara lini produksi bertugas untuk mengeksekusi tugas tersebut.
By pass informasi dari bagian penjualan kepada bagian produksi justru menjadikan lini produksi yang terombang-ambing oleh kepentingan dari pihak penjualan yang memang terkenal sangat dinamis.
Perlu adanya filter untuk melakukan pemilahan sekaligus pengolahan data permintaan yang masuk melalui bagian sales & marketing sebelum dieksekusi oleh bagian produksi.
Dalam hal ini peran tersebut dilakukan oleh planner dan tim perencanaan operasional (jika skala bisnis sudah cukup besar).
Beda Kepentingan Satu Tujuan
Upaya penyesuaian penting dilakukan karena antara bagian sales & marketing dan bagian produksi punya kepentingannya masing-masing.
Di satu sisi, pihak penjualan punya misi untuk mendapatkan omset sebesar-besarnya. Sementara di sisi lain bagian produksi berkepentingan menurunkan biaya sekecil-kecilnya.
Fluktuasi order yang begitu dinamis tanpa adanya filter dari planner akan memicu tingginya angka changeover produk, yang berdampak pada tingginya biaya setup produksi.
Semakin dinamis permintaan maka biaya setup yang ditimbulkan akan semakin tinggi.
Oleh karena itu, bagian perencanaan operasional perlu melakukan suatu pengondisian agar kepentingan yang diusung oleh bagian sales & marketing tidak “semena-mena” terhadap operasional lini produksi.
Meski terlihat bahwa kepentingan masing-masing pihak berbeda satu dengan yang lain, sebenarnya semua menuju satu visi yang sama yakni memberikan keuntungan sebesar mungkin bagi bisnis.
Bagaimanapun, setiap pihak yang menjadi bagian dari suatu unit bisnis memiliki satu kesamaan tujuan. Yang kemudian diinterpretasikan menjadi tujuan masing-masing pihak.
Hal ini bukan berarti kemudian masing-masing pihak bekerja untuk tujuannya masing-masing, melainkan tetap harus bersinergi satu sama lain untuk mencapai tujuan bersama.
3 Alasan Pentingnya Perencanaan Operasional
Secara garis besar, perencanaan operasional mengemban peran yang cukup krusial bagi kelancaran dan kesuksesan aktivitas sebuah bisnis. Terutama yang bergerak di bidang manufaktur.
#1 . Membangun sebuah ritme
Dalam rangka mengekseskusi permintaan yang masuk dari konsumen, ritme pengerjaan sangatlah diperlukan agar sumber daya yang dimiliki bisa didorong untuk beroperasi pada peak perform yang dimiliki.
Harapan itu tidak akan terjadi manakala ritme pengerjaannya kacau balau. Suatu saat mengerjakan produk tipe A, lantas berganti ke B, ganti ke A lagi,ganti ke C, balik lagi ke B, dan seterusnya.
Padahal, sebenarnya permintaan yang terkesan random tersebut masih sangat mungkin untuk dikelompokkan dan dikelola ritme pemenuhannya sehingga lebih mudah dikerjakan.
#2. Mengatur keselarasan kepentingan beberapa pihak
Perbedaan kepentingan antara pihak-pihak atau bagian penopang bisnis sangat lumrah terjadi. Karena bagaimanapun mereka ibarat bagian dari bangunan yang memiliki peranan berbeda satu sama lain.
Hanya saja, perbedaan kepentingan tersebut tidak boleh menihilkan kepentingan dari pihak yang lain. Sebaliknya, perlu adanya penyelarasan dari semua kepentingan tersebut.
Perencanaan operasional menjadi pihak yang menampung “aspirasi” semua pihak dan mengelolanya menjadi satu kesatuan komando yang harmonis dan berorientasi pada kepentingan yang lebih besar, yakni keberlangsungan bisnis itu sendiri.
#3. Perencanaan operasional sebagai satu pintu pemenuhan order
Seperti pengalaman yang saya utarakan diawal, tidak semestinya terjadi by pass informasi dari tim penjualan kepada pihak produksi (kecuali memang skala produksinya masih kecil) demi menghindari gangguan ritme eksekusi permintaan.
Sehingga perlu adanya satu pintu masuk dan keluar yang menerima setiap order serta memberikan konfirmasi kesiapan memenuhi order tersebut.
Semua arus informasi harus dilewatkan melalui pintu perencaan operasional terlebih dahulu agar supaya informasi tersebut mampu dikelola secara tepat dan proporsional.
**
Dengan berjalannya peran perencanaan operasional maka kepentingan untuk meminimasi ongkos produksi dapat dijalankan sembari tetap bertanggung jawab memenuhi order konsumen pada kurun waktu yang dijanjikan.
Pihak sales & marketing harus melalui konfirmasi planner terlebih dahulu sebelum memberikan janji kesiapan dari suatu pesanan.
Begitupun sebaliknya pihak produksi hanya akan mulai melakukan aktivitas produksi tatkala sudah mendapatkan instruksi dari planner.
Oleh karena itu, bisa jadi pada suatu waktu tertentu salah satu atau beberapa pihak harus “mengalah” dan “mengorbankan” pencapaian tujuannya sendiri demi pencapaian tujuan pihak lain.
Pihak lain yang dimaksud disini bukan menjurus pada bagian atau unit kerja lain di sebuah perusahaan, namun lebih kepada korporasi itu sendiri secara keseluruhan.
Dengan kata lain, siapapun harus bersedia mengalah demi keuntungan organisasi bisnis itu sendiri.
Keberlanjutan Bisnis
Planner atau perencana operasional kerapkali harus menjadi penanggung jawab yang mempertemukan beberapa kepentingan beberapa pihak di sebuah organisasi bisnis.
Bisa jadi planner harus meminta pihak sales & marketing untuk sedikit menekan egonya supaya bernegosiasi dengan konsumen agar berkenan menyesuaikan tanggal jatuh tempo.
Sementara pada saat yang lain bisa jadi tim perencanaan produksi meminta bagian produksi untuk mengorbankan sedikit biaya produksi untuk pemenuhan order tercapai.
Hal ini berlangsung begitu dinamis dari waktu ke waktu. Tidak ada kondisi yang benar-benar ideal yang memberikan kepuasan pada semua pihak.
Lagipula hal itu juga tidak lebih penting daripada objektif untuk memaksimalkan nilai keuntungan dari operasional sebuah bisnis.
Patut kita ingat bahwa definisi “keuntungan” itu sendiri tidak semata-mata dimaknai secara harfiah pada nominal angka-angka saja. Efek terhadap keberlangsungan bisnis dalam jangka panjang juga mesti diperhatikan.
Perencanaan operasional memegang peranan penting didalam aktivitas sebuah bisnis yang beroperasi di era digital seperti sekarang. Dengan ketatnya tingkat persaingan antar industri, satu faktor kecil saja akan sangat menentukan keunggulan daya saing (competitive advantage) sebuah unit bisnis dibandingkan para kompetitornya.
Perencanaan operasional memegang peran penting dalam pengelolaan bisnis | Ilustrasi gambar : pixabay.com / StartStockPhotos
Sehingga setiap pelaku usaha akan saling berlomba-lomba untuk menjadi yang terdepan dan paling unggul di setiap aspek yang mereka jalani.
Siapa yang berhasil menghasilkan nilai penjualan tertinggi; Siapa yang berhasil memberikan produk dengan kualitas terbaik; Yang mampu menghadirkan harga layanan / produk paling terjangkau; Yang paling banyak memberikan sisi keunggulan dibanding yang lainnya.
Barangkali segenap pelaku bisnis sudah menyadari bahwa mereka harus menyiapkan bahan baku terbaik, tenaga kerja terbaik, peralatan terlengkap, teknologi terbaru, dan sejenisnya.
Akan tetapi, kita sebenarnya juga memerlukan sebuah langkah awal yang tepat untuk memulai semua tahapan dalam aktivitas operasional bisnis kita. Yakni membuat perencanaan produksi atau perencanaan operasional.
Perencanaan Operasional dan Profit Maksimal
Untuk dapat mengelola suatu bisnis sehingga terus berkembang dan mencapai tingkat keunggulan yang lebih baik dari sebelumnya, maka siklus manajerial berikut perlu diterapkan.
Berdasarkan siklus tersebut, plan merupakan langkah awal untuk memulai semuanya.
Tanpa perencanaan maka segala hal akan berjalan serabutan, serampangan, dan tidak karu-karuan. Jika rencananya saja sudah berantakan, maka bagaimana dengan eksekusinya?
Maka benarlah apa yang dikatakan oleh petuah bijak bahwa cara terbaik untuk menciptakan masa depan adalah dengan merencanakannya.
Rencana yang baik mungkin tidak selalu menghasilkan sesuatu yang baik. Namun, Rencana yang buruk akan memberikan hasil yang pasti buruk.
Sedangkan tidak membuat perencanaan samasekali pasti akan memicu kekacauan yang membuat bisnis ambruk.
Sebuah bisnis tentunya dibangun dengan orientasi untuk mendapatkan keuntungan semaksimal mungkin. Meraih profit. Ini merupakan sebuah target pasti.
Yang mana untuk mewujudkannya tidak akan bisa dilakukan dengan hanya berspekulasi, upaya coba-coba, atau tindakan kira-kira.
Kita membutuhkan sebuah upaya sistematis dan tersruktur. Kita membutuhkan pola, strategi, dan tahapan yang jelas untuk mencapai goal bisnis.
Oleh karena itu, perlu keberadaan sebuah rencana agar kita bisa menaksir setiap kemungkinan yang terjadi di masa depan. Mana yang sekiranya menguntungkan dan tidak untuk dilakukan.
Integrator Aktivitas
Dalam mengelola suatu unit bisnis tentunya kita tidak bisa berjalan sendiri-sendiri. Semua bagian dari bisnis harus saling berinteraksi dan bekerjasama satu dengan yang lain.
Permasalahannya, tidak sedikit dari bagian-bagian tersebut yang hanya sekedar mengutamakan ranah kerja bidangnya saja. Marketing saja, finance saja, produksi saja, dan seterusnya.
Sementara keterkaitannya dengan pihak lain kurang diperhatikan.
Akibatnya, kerapkali terjadi miskomunikasi yang berujung pada inefisiensi maupun inefektivitas operasional sebuah bisnis.
Terdapat keterkaitan antara satu pihak dengan pihak lain yang terlibat dalam proses bisnis menghasilkan produk berwujud barang ataupun jasa.
Keterkaitan itu memerlukan kerjasama dan sinkronisasi yang menjembatasi setiap kepentingan dari masing-masing pihak yang terlibat.
Di dalam industri skala besar, kita mungkin sering mendengar beberapa bagian penunjang pekerjaan seperti produksi, pengadaan, marketing, dan lain sebagainya.
Di industri kecil pun hal itu juga dilakukan meski dengan beberapa penyesuaian menyangkut sumber daya.
Beberapa lini penunjang perlu dikoneksikan satu sama lain sehingga goal yang dituju bersama bisa tercapai.
Terkait dengan fungsi tersebut maka perlu adanya sebuah integrator yang menghubungkan informasi dari semua pihak yang terlibat sekaligus mengakomodasi semua kepentingan yang ada sehinga semua sama-sama diuntungkan.
Integrator tersebut bertujuan untuk menemukan trade-off dimana fungsi pekerjaan setiap pihak bisa tercapai secara maksimal sekaligus melakukan optimalisasi sumber daya sehingga ongkos yang dikeluarkan untuk mendukung setiap aktivitas menjadi jauh lebih murah.
Harmoni Lini Bisnis
Perencana operasional memegang mandat untuk menciptakan harmonisasi antara seluruh pihak yang terlibat dalam upaya penciptaan sebuah produk.
Ia mengakomodasi kebutuhan dari marketing perihal tenggat waktu permintaan (order), sekaligus memfasilitasi kebutuhan produksi yang efisien dan efektif, menjembatani kepentingan pengadaan bahan baku, dan beberapa hal lainnya.
Meskipun kepuasan pelanggan (customer satisfaction) merupakan tujuan utama dari pengelolaan suatu bisnis, akan tetapi hal itu tidak serta merta mengorbankan aspek lain yang turut berkontribusi terhadap perkembangan ataupun kemunduran sebuah bisnis.
Menjadi tugas dari perencana operasional untuk memastikan segala kelengkapan penunjang proses agar :
Siap sedia sesuai waktu yang ditentukan
Menjadwal rencana produksi agar siap sebagaimana waktu yang ditentukan
Memilih urutan produk yang paling minim dalam hal pembiayaan
Merekalkulasi urutan perencanaan manakala ditengah jalan terjadi perubahan yang tidak diinginkan.
Semua hal itu perlu dilakukan secara berkesinambungan dan dipantau secara rutin dari waktu ke waktu agar supaya rencana yang dibuat senantiasa relevan dengan keadaan saat itu.
Dengan begitu makaharmoni lini bisnis akan terjaga yang pada akhirnya akan berkontribusi terhadap peningkatan keuntungan bisnis itu sendiri. Terlebih era digital menuntut adanya efisiensi dan efektivitas operasional yang tinggi. Sehingga kontribusi perencanaan operasional dalam mewujudkan hal itu sangatlah diperlukan.
Semoga bermanfaat.
Maturnuwun,
Agil Septiyan Habib
NB : Anda juga bisa menemukan tulisan selain konteks pembahasan mengenai perencanaan operasional disini.
