Category Planmakerpedia

Re-Order Point (ROP)atau secara harfiah bisa kita maknai sebagai titik pemesanan ulang merupakan sebuah petunjuk jumlah yang memungkinkan kita untuk tahu kapan saat yang paling ideal untuk melakukan proses pengadaan/pemesanan ulang melalui kalkulasi ROP.

Hal ini dimaksudkan agar tidak sampai terjadi penumpukan stok yang berlebihan di ruang penyimpanan sekaligus juga mengantisipasi agar tidak sampai kehabisan. Dengan kata lain, tepat jumlah tepat waktu.

ROP sekilas mungkin tampak terlalu formal dan textbook sekali untuk dipraktikkan dalam sebuah operasional usaha, khususnya di unit bisnis kecil atau UMKM. Namun, kita tidak perlu ambil pusing karena bagaimanapun yang terpenting adalah fungsinya dalam menunjang efektivitas serta produktivitas bisnis.

Barangkali tidak sedikit pula yang beranggapan bahwa untuk membuat kalkulasi ROP itu memerlukan biaya tinggi serta proses perhitungan yang rumit. Padahal sebenarnya tidaklah seperti itu. Bisa dibilang untuk membuat kalkulasi ROP ini sangatlah sederhana.

Cukup bermodalkan pengetahuan TaKuBaKa (Tambah Kurang Bagi Kali) sudah bisa untuk membuat kalkulasi ROP untuk mendukung operasional bisnis Anda.

Memahami Alur

Sebelum menuju ranah yang lebih teknis dan detail amatlah penting kiranya untuk memahami alur dari prosesi ROP itu sendiri. Biarpun secara umum basic-nya sama, akan tetapi penerapan ROP  cenderung menyesuaikan karakteristik dari masing-masing bisnis.

Perlau dicatat bahwa ROP tidak melulu hanya berfokus pada penyiapan dan pemenuhan atribut produk, akan tetapi juga bisa dijalankan untuk melakukan kontrol terhadap satuan unit barang, peralatan, ataupun perlengkapan tertentu yang memang membutuhkan sirkulasi secara berkala.

Secara garis besar, pergerakan dari sebuah unit barang akan mendasari diberlakukannya mekanisme ROP. Ketika barang tidak mengalami pergerakan maka ROP tidak dapat dilangsungkan.

Kita ambil contoh penggunaan kantong plastik di sebuah industri pengemasan kerupuk. Ketika kantong plastik dipergunakan untuk membungkus kerupuk dan kemudian dijual ke pelanggan, banyaknya jumlah penjualan tentu akan sangat mempengaruhi ketersediaan kantong plastik yang dipakai untuk mengemas kerupuk tersebut.

Semakin laris penjualan maka akan semakin cepat habis stok kantong plastiknya. Begitupun sebaliknya. Dalam hal inilah ROP diperlukan untuk memastikan ketersediaan stok plastik agar senantiasa terjaga dalam level yang tepat. Tidak terlalu banyak, tidak terlalu sedikit, apalagi sampai kehabisan.

Lebih lanjut, level stok tersebut sangat mungkin berubah-ubah dari waktu ke waktu tergantung keadaan, yang dalam hal ini adalah tren penjualan kerupuk. Ketika tren melambat maka rentang waktu ROP bisa semakin lama. Sebaliknya, ketika tren menanjak maka ROP bisa semakin cepat.

Apabila sebuah bisnis mengelola beberapa jenis produk sekaligus maka ROP yang dimiliki oleh setiap unit barang penopangnya bisa jadi bervariasi dan berbeda-beda satu dengan yang lain. Misalnya kantong plastik ROP-nya sekian ratus PCS, ROP minyak goreng sekian puluh liter, dan seterusnya.

Sehingga mendokumentasikan setiap aktivitas yang berkaitan dengan lalu lintas barang ataupun produk menjadi sangat krusial karena dari situlah semua bermula.

Jumlah pemakaian atau pengeluaran barang dalam kurun waktu tertentu akan menjadi landasan untuk menentukan pada titik stok keberapa pemesanan ulang perlu dilakukan. Disamping itu, jumlah yang akan dipesan perlu juga mendapatkan perhatian karena hal itu akan berpengaruh besar terhadap daya tahan stok yang dimiliki.

Dalam menentukan jumlah pemesanan ini yang perlu diperhatikan adalah jeda waktu kesanggupan pemenuhan pesanan kita sampai dengan pesanan datang dan siap dipergunakan untuk menunjang operasional usaha. Dan sekali lagi, disini jumlahnya sangat mungkin bervariasi.

Penggunaan Ms. Excel

Seperti sudah disampaikan sebelumnya bahwa membuat kalkulasi ROP tidak butuh biaya besar. Bahkan bisa dibilang gratis asalkan sudah ada komputer atau laptop yang diperlengkapi program sejenis Microsoft Excel (Ms. Excel).

Tentunya sudah ada cukup banyak di luaran sana penyedia program atau aplikasi dengan tujuan serupa. Umumnya mempergunakan sistem berlangganan bulanan dan sudah paket lengkap sebagai satu kesatuan ERP System.

Untuk perusahaan yang sudah cukup stabil operasionalnya barangkali merogoh kocek untuk menggunakan layanan tersebut jelas tidak jadi soal. Tapi, bagi kelompok usaha yang masih belum memiliki stabilitas semacam itu tentu harus berfikir berulang-ulang.

Padahal, memiliki dukungan sistem sejenis ROP ini sangatlah krusial untuk pengelolaan bisnis. Terbukti ada cukup banyak lini usaha yang tidak berkembang gegara gagal mengelola operasional usahanya secara tepat dan layak.

Maka, dengan bantuan aplikasi Ms Excel diharapkan bisa menjadi solusi jangka pendek yang memungkinan siapapun pelaku usaha tetap bisa mempersiapkan sistem tata kelola yang lebih berkualitas biarpun berjalan ditengah keterbatasan.

Tips Membuat Kalkulasi ROP

Untuk membuat kalkulasi ROP beberapa hal berikut penting untuk diperhatikan agar supaya hasil rancangan benar-benar mampu memotret situasi dan kondisi yang sebenarnya.

#1. Data Pergerakan Barang

Bisa berupa data penjualan, pemakaian, pengeluaran, dan sejenisnya yang menjadi sebab berkurangnya stok barang di ruang penyimpanan. Agar ROP menjadi representatif maka beberapa data tersebut harus dipersiapkan.

#2. Jangka Waktu Pengadaan

Kita perlu tahu berapa lama jangka waktu yang diperlukan untuk melakukan proses pemesanan ulang sampai dengan barang yang dipesan tersebut siap dipergunakan. Hal ini dimaksudkan agar tidak sampai terjadi kekosongan stok manakala barang pesanan sedang dalam perjalanan atau terlalu cepat memesan padahal stok barang masih banyak.

#3. Daya Tampung Ruang Penyimpanan

Semakin banyak variasi barang yang dipergunakan untuk menunjang operasional usaha maka menjadi penting untuk memperkirakan daya tampung ruang penyimpanan yang ada. Jangan sampai dengan kapasitas ruang yang terbatas justru memesan barang dalam jumlah melebihi daya tampung. Ruang yang ada perlu dibagi-bagi secara proporsional berdasarkan kebutuhan.

#4. Memberikan Identitas atau Kode Barang

Memberdayakan aplikasi atau program Ms Excel akan optimal dilakukan manakala mempergunakan kode atau identitas untuk mengoneksikan setiap basis data. Dengan kata lain, setiap jenis barang yang dipergunakan untuk operasional pekerjaan harus memiliki identitas yang jelas sehingga lebih mudah dirumuskan dalam program.

#5. Uji dan Simulasi

Apabila kalkulasi ROP sudah selesai dibuat jangan terburu-buru untuk langsung menjadikannya sebagai acuan. Lakukan pengujian dan pemeriksaan terlebih dahulu apakah hasilnya cukup mendekati kenyataan atau tidak.

Sebuah tanda bahwa kalkulasi ROP sudah merepresentasikan keadaan sebenarnya yaitu dengan melihat efek yang ditimbulkan oleh kalkulasi tersebut. Apakah justru sering terjadi kekosongan stok barang, penumpukan, atau sudah terjadi keseimbangan stok baik yang masuk maupun yang keluar.

Jika yang terjadi adalah kekosongan atau penumpukan maka itu mengindikasikan bahwa kalkulasi ROP kita masih perlu diperbaiki. Sedangkan jika sudah terjadi keseimbangan maka kalkulasi ROP yang dibuat sudah cukup merepresentasikan kondisi di lapangan.

***

Bay the way, kok tidak ada urut-urutan dan penjelasan detail terkait pembuatan perhitungannya di program Ms Excel ya?

Saya mohon maaf, karena untuk membuat penjelasan tersebut akan sangat panjang. Sehingga kurang praktis dilakukan manakala dijabarkan lewat kata-kata tulisan.

Jika memang butuh saran masukan bisa langung kontak saja sehingga diskusi bisa lebih mendalam.

Maturnuwun.

Agil Septiyan Habib

Penjadwalan produksi adalah tahap terpenting didalam membuat rencana produksi. Disinilah perintah memulai proses produksi dirilis. Produk-produk yang berada dalam list penjadwalan akan dieksekusi sesuai dengan tenggat waktu yang ditentukan. Kapan produksi dimulai dan kapan produksi selesai.

Di tengah situasi dan kondisi ada cukup banyak varian produk yang mesti dikelola jadwal produksinya, kita tidak boleh begitu saja menentukan produk yang akan dijalankan terlebih dulu dan mana yang dioperasikan kemudian.

Terdapat pijakan untuk memilih produk mana yang harus lebih diprioritaskan produksi dibandingkan item produk yang lainnya.

Secara umum ada tiga acuan yang menjadi landasan dalam penentuan urutan penjadwalan produksi ini, yaitu :

First Come Firt Service (FCFS)

Order yang pertama kali diterima akan menempati urutan pertama daftar penjadwalan produksi. Tidak peduli item tersebut dibutuhkan kapan, ia tetap menempati urutan prioritas seiring waktu masuknya sebagai pesanan pertama.

Shortest Processing Time (STP)

Dalam hal ini produk dengan waktu proses tercepat akan didahulukan ketimbang produk lain yang membutuhkan waktu proses lebih lama. Sehingga, pesanan yang datang paling awal belum tentu menempati daftar jadwal produksi pertama jikalau durasi waktu prosesnya lebih lama daripada item yang lain.

Jika menilik pada teori antrian, STP ini bisa dibilang selaras dengan konsep tersebut dimana aktivitas-aktivitas yang memerlukan waktu proses paling singkat ditaruh pada urutan awal sehingga memungkinkan untuk menuntaskan lebih banyak pekerjaan dalam kurun waktu yang kurang lebih sama.

Apabila orientasi dari sebuah penjadwalan produksi memang dimaksudkan untuk memenuhi tuntutan ketepatan waktu pengiriman (on-time delivery) produk kepada pelanggan, dua acuan ini (FCFS dan STP) masih riskan gagal memenuhi target.

Earliest Due Date (EDD)

Penjadwalan produksi disusun prioritasnya berdasarkan deadline masing-masing produk.

Produk dengan deadline pengiriman tercepat akan diprioritaskan menempati urutan pertama dalam jadwal produksi. Sehingga dalam hal ini produk-produk yang datang paling awal ataupun paling akhir bisa saja menempati awal pada penjadwalan tergantung deadline yang dimiliki.

Apabila ada suatu kondisi dimana deadline beberapa jenis produk terjadi pada kurun waktu yang sama maka STP harus turut dipertimbangkan. Dengan demikian produk dengan waktu proses tercepatlah yang dijadwalkan pertama kali. Metode ini disebut dengan Modified Earliest Due Date (MODD).

Pada dasarnya untuk menyusun jadwal produksi perlu adanya acuan tertentu guna memastikan urutan yang disusun benar-benar memberikan hasil optimal didalam proses produksi. Dalam artian urutan mana yang paling menguntungkan bagi bisnis itulah yang diutamakan. Bagaimanapun juga waktu adalah yang utama dalam sebuah pelayanan.

Maturnuwun,

Agil Septiyan Habib

Tidak terasa sudah sepuluh tahun berlalu dan kini menjelang tahun kesebelasku menjalankan profesi sebagai Perencana Produksi (Production Planner) dan Pengendali Persediaan (Inventory Controller). Sebuh peran yang dalam dunia industri populer dengan sebutan PPIC (Production Planning & Inventory Control).

Namun, aku tidak ingin banyak menggunakan istilah PPIC itu disini agar yang aku utarakan tidak terkesan kaku dan teoritikal. Aku akan menyebut peranku ini sebagai Planmaker. Iya, memang sedikit mirip dengan istilah Playmaker dalam permainan sepakbola.

Bagiku, menjadi planmaker itu bisa dibilang serupa dengan peran sebagai playmaker permainan. Kebetulan juga, hobiku memang bermain sepakbola. Bahkan semasa SMP dulu aku sempat bercita-cita menjadi pemain sepakbola profesional.

Playmaker mempunya peran yang sangat krusial dalam sebuah tim. Ia bukanlah goal getter yang tugas utamanya mencetak skor, melainkan lebih kepada mengorganisasi permainan. Kreativitas seorang playmaker akan sangat menentukan hasil akhir pertandingan. Ketika ia bermain dalam performa terbaik maka besar kemungkinan timnya akan memperoleh kemenangan. Begitupun sebaliknya.

Bukan hanya mendukung upaya mencetak goal ke gawang lawan, playmaker juga berperan penting untuk mengondisikan lini-lini lain agar sigap menyesuaikan diri terhadap dinamika yang terjadi dalam permainan. ‘Tetap terorganisir’ adalah kata kunci yang pas untuk menggambarkan keseluruhan peran dari seorang playmaker.

Di dalam peranku sebagai planmaker gambaran secara umumnya hampir sama dengan bagaimana playmaker menjalankan tugas di suatu pertandingan. Keterhubungan antar elemen dalam sebuah industri yang didalamnya membutuhkan keberadaan planmaker menjadi suatu hal yang krusial.

Setiap bagian tidak bisa bertindak sesuai kehendakanya masing-masing. Biarpun sesungguhnya mereka sudah memiliki prosedur standar operasional (SOP), planmaker harus mampu mensinkronkan semua pihak yang terlibat agar organisasi bisa berjalan menuju target yang ditentukan.

Dan itulah yang aku jalani selama hampir sebelas tahun ini.

Tiga tahun lebih menjalani peran sebagai inventory controller dan sisanya menjalani perpaduan peran yang lantas saya sebut sebagai planmaker tadi.

Kalau boleh jujur, profesi ini sebenarnya bukanlah bidang yang benar-benar aku harapkan semasa masih kuliah dulu. Biarpun sebenarnya latar belakang pendidikanku adalah Industrial Engineering dan PPIC merupakan salah satu mata kuliah wajib di kuliahku.

Mengapa aku justru menghindar? Gara-garanya yaitu aku punya teman sekamar di kontrakan semasa kuliah dulu yang kebetulan juga kakak angkatan kuliahku yang waktu itu sudah bekerja sebagai planner di sebuah perusahaan. Saat itu hampir tidak pernah aku menjumpainya pulang kerja dibawah jam delapan malam. Seringnya diatas jam sembilan bahkan pernah juga hingga pukul dua belas malam.

Aku beranggapan bahwa tugasnya pasti sangat kompleks. Bukannya malas berpusing-pusing dengan tugas planner, aku cuma tidak ingin menghabiskan waktu hidupnya lebih banyak di tempat kerja. Di pabrik.

Tapi, ketika aku sudah terjun langsung di pekerjaan aku menyadari bahwa menjadi planmaker itu ternyata cukup menyenangkan. Ada keseruan dalam mengutak-atik perencanaan dan membuat sebuah kalkulasi dengan beberapa skenario dalam waktu bersamaan. Singkat kata, menjadi planmaker membuatku terasah untuk berfikir selangkah atau beberapa langkah lebih maju ketimbang rekan seprofesi yang lain.

Dan setahuku, peran planmaker ini sangatlah vital dalam upaya untuk melakukan scale up sebuah usaha. Dan hal inilah yang ingin aku bagikan dalam berbagai kesempatan mendatang.

Maturnuwun,

Planmaker

Bos besar sedang tidak dalam suasana hati yang baik. Rupa-rupanya ramalan bahwa tahun 2023 akan terjadi resesi benar-benar membuatnya lebih kritis belakangan ini untuk memelototi setiap potensi pembiayaan di operasional usaha miliknya. Imbas dampak resesi tak ayal segenap jajaran anakbuahnya pun mulai kelimpungan untuk menerjemahkan instruksi dari bos besar kali ini.

Para direktur mulai merasakan tekanan tinggi dari bos besar. Begitupun dengan para General Manager (GM) juga merasakan sensasi serupa. Pengetatan biaya benar-benar sudah menyasar dan menyebar ke segala lini. Saya yang cuma orang biasa di pabrik hanya bisa pasrah menerima keadaan. Dengan kata lain harus bersiap menjalankan instruksi atau penuntasan target kerja yang lebih dari sebelumnya.

Salah satu pos yang tengah viral kali ini adalah perihal pengetatan inventori atau persediaan. Mulai dari stok bahan baku, bahan penunjang, spare part, bahkan sampai dengan produk jadi (Finished Goods) pun dipelototi satu per satu oleh bos besar. Dia memberikan batasan value tertentu untuk masing-masing pos tadi.

Nilai inventori seluruh stok persediaan hanya diizinkan maksimal separuh dari total penjualan produk periode sebelumnya. Jadi, ketika kinerja penjualan produk bulan lalu melempem maka secara otomatis batasan nilai inventori akan semakin ketat. Range-nya akan mengecil bin menyempit.

Kalau sudah begitu maka kelaluasaan bergerak tim operasional akan semakin terbatas.

Seandainya saya berada pada posisi bos besar barangkali saya pun akan melakukan langkah-langkah serupa. Apalagi inventori yang tidak bergerak akan menjadi beban tersendiri bagi operasional perusahaan mengingat model bisnis yang dianut disini adalah Term of Period (TOP) yang mengakibatkan setiap jenis persediaan khususnya bahan baku, bahan penolong,hingga spare part akan terhitung tagihannya sejak terjadi konfirmasi penerimaan barang dari supplier.

Coba bayangkan, ketika penjualan mandeg tapi disisi lain tagihan pembayaran kepada supplier terus berjalan. Hal ini hanya akan membuat kas perusahaan tidak seimbang. Maka tidak heran kalau GM kerapkali mencak-mencak manakala kami tanpa berfikir panjang main mendatangkan barang saja. Main beli-beli saja tanpa melihat sisi yang lain terutama penjualan produk ke konsumen.

Terkait kondisi itulah maka saya pun dipanggil oleh GM untuk membuat strategi pengelolaan inventori yang bisa selaras dan dinamis mengikuti ritme penjualan produk setiap periodenya. Jika penjualan lancar maka kedatangan persediaan material akan turut menyesuaikan. Demikian pula sebaliknya.

Sebenarnya hal ini bisa diatur secara otomatis melalui sistem yang bernama ERP atau Enterprises Resources Planning. Ada cukup banyak varian dari sistem ini, mulai dari Oracle, Dinamix AX, dan lain sebagainya.

Hanya saja ada beberapa hal yang membuat situasi menjadi kurang ideal. Sehingga berakibat terlambatnya pembaruan status stok di sistem. Maka dari itu saya pun mencoba membuat kalkulasi dengan bantuan Microsoft Excel. Program sejuta umat yang menjadi pegangan wajib para planner dimanapun berada.

Dengan mengadopsi pola kerja sistem ERP saya pun membuat model perhitungan atau simulasi yang memungkinkan kami untuk melihat pergerakan fisik barang mulai dari penjualan produk jadi maupun kedatangan material dari waktu ke waktu. Saya melakukan update harian agar supaya tidak sampai terlambat membuat langkah penyesuaian jika diperlukan.

Kunci utama dari strategi ini adalah memantau pergerakan keluar masuk barang jadi. Barang keluar saat terjadi pengiriman ke buyer dan barang masuk yang berasal dari hasil produksi harian. Dalam hal ini level stok produk kami kondisikan dalam jumlah tertentu dengan mengacu pada rata-rata penjualan beberapa bulan terakhir.

Dari situlah kemudian saya tarik ke belakang berapa kira-kira level yang diperlukan untuk menjaga kecukupan stok material agar supaya tidak sampai terjadi kelebihan ataupun kekurangan stok. Kondisi yang seimbang.

Saya pribadi merasa ini cukup seru dilakukan. Terutama pada periode awal membuat simulasi di program Microsoft Excel. Karena setelah “aplikasi” ini siap dioperasikan maka yang perlu dilakukan hanya melakukan pembaruan kecil secara rutin.

Nah, disinilah sebenarnya letak tantangan sebenarnya. Pekerjaan yang rutin dilakukan tidak jarang membuat kita lengah hingga akhirnya terlewatkan. Hanya karena persoalan sepele bisa-bisa dampaknya sangat besar.

Pernah suatu ketika salah satu staff saya harus menerima surat teguran dari HRD gegara terlambat dalam mendatangkan material. Akibatnya aktivitas produksi yang mestinya bisa beroperasi terpaksa harus terhenti.

GM saya pernah mengatakan kalau tidak ada seseorang yang tersandung oleh batu besar. Biasanya tersandung itu disebabkan oleh kerikil atau batu-batu kecil yang seringkali kita anggap remeh.

Maka filosofi inilah yang lantas saya pegang teguh bersama tim meskipun tidak menutup kemungkinan kesalahan minor bisa saja terjadi.

***

Tangerang, 12 Juli 2023

Tidak terasa empat tahun berlalu ibu mertua saya menjalankan usaha jualan nasi uduk di depan rumah. Emak, demikian saya memanggil beliau, sebelumnya berjualan di sebuah warung dekat SMP kampung sebelah. Tapi, terpaksa tutup pada tahun 2019 lalu gegara pandemi korona mengganas.

Setiap hari Emak bangun tidur dan mulai beraktivitas selepas adzan subuh berkumandang. Ba’da sholat subuh, beliau biasanya memasak nasi uduk, membuat gorengan, dan beberapa menu lain untuk dijajakan pada lapak dagangannya. Hingga sekitar jam enam pagi barang dagangan Emak  sudah siap tersaji untuk para pembeli.

Emak biasanya berbelanja semua kebutuhan jualan pada sore atau malam hari sebelumnya. Sehingga keesokan paginya beliau tinggal memasak saja tanpa harus belanja terlebih dahulu.

Namun, adakalanya beliau lupa membeli satu atau dua barang seperti kertas bungkus nasi atau plastik untuk wadah bungkusan nasi uduk. Sehingga terkadang saya mesti bergegas ke toko kelontong di kampung sebelah untuk mencari kertas nasi eceran atau barang-barang lain yang dibutuhkan Emak.

Sebenarnya, ada juga toko kelontong di dekat rumah Emak. Akan tetapi, beliau lebih suka membeli di toko kelontong kampung sebelah karena pemiliknya adalah adik kandungnya sendiri.

Menurut Emak, ketimbang repot-repot dikasihkan ke orang lain, lebih baik ia belanjakan kepada sesama saudara saja.

Toko Kelontong Bu Haji

Bu Haji, begitu biasanya kami memanggil adik Emak, yang tidak lain adalah pemilik toko kelontong di kampung sebelah itu. Dari gelarnya orang-orang mungkin beranggapan bahwa toko beliau pastilah besar. Seorang pedagang sukses yang berhasil mengantarkannya menunaikan ibadah haji.

Dan memang, keluarga Bu Haji tergolong orang terpandang di kampungnya. Mereka ini bisa dibilang sebagai orang paling kaya di kampung tempat mereka tinggal. Tokonya besar dan laris. Punya mobil ketika tetangga yang lain untuk punya sepeda motor saja susah. Tanahnya ada dimana-mana.

Namun, itu dulu. Karena yang tersisa saat ini hanyalah sepetak toko berukuran 2.5 x 2.5 meter saja. Dengan dua etalase membentuk huruf L yang isinya terlihat melompong disana-sini. Lusuh dan berdebu pada beberapa bagian. Sangat identik dengan tempat yang kurang terawat.

Beberapa jenis jajanan terlihat berbaris di atas etalase depan toko yang jumlahnya jelas kalah jauh dibandingkan pajangan retail modern yang terpampang megah di seberang jalan depan rumahnya.

Meskipun terlihat minim barang dagangan, tapi setidaknya beberapa barang yang dibutuhkan Emak masih tersedia disana.

Sebenarnya, beberapa kali istri saya menggerutu karena harga jual barang di toko kelontong Bu Haji ini terkesan lebih mahal dibandingkan toko-toko sekitaran. Namun, sepertinya hal itu tidak sampai membuat Emak keberatan.

Terlebih, bagaimanapun juga Bu Haji tetaplah bagian dari keluarga Emak yang kini mesti hidup menjanda selepas sang suami wafat beberapa tahun silam. Sekarang beliau hanya hidup ditemani dua orang putra yang terkesan cuek untuk mengurusi tetek bengek jualan ibunya.

Saat almarhum sang suami masih sehat, toko kelontong milik Bu Haji tersebut sangatlah ramai oleh pembeli. Dulu, terdapat dua petak toko yang dua-duanya penuh barang dagangan. Bahkan semasa istri saya masih kecil ia sempat bekerja sampingan disana untuk mendapatkan tambahan uang jajan.

Berkat usaha toko kelontong yang maju itulah perekonomian keluarga Bu Haji berjaya. Bisa memberi berhektar-hektar tanah. Juga berhasil mengantarkan Bu Haji dan suaminya ke tanah suci Mekah.

Sesuatu yang tampaknya berbalik 180 derajat dengan kondisinya sekarang. Yang ironisnya, ketika toko kelontong milik Bu Haji tampak mengecil, beberapa toko lain yang terletak tidak jauh dari tokonya justru tumbuh membesar. Roda kehidupan seakan sudah berputar.

Roda kehidupan yang dulunya berada di atas sekarang berputar bawah. Sebaliknya, yang dulu di bawah kini berputar ke atas.

Meskipun ada selentingan kabar bahwa keluarga Bu Haji ini “dikerjain” orang sehingga menjadikan bisnis keluarganya semakin tergerus, saya sendiri tidak mau menerka-nerka perihal keterpurukan usaha keluarga Bu Haji ini.

Apakah memang benar disebabkan oleh hal-hal yang irasional atau bisa jadi karena telah terjadi salah kelola usaha.

Karena pada masa jayanya dulu toko kelontong tersebut memang lebih banyak dikelola oleh almarhum sang suami ketimbang oleh Bu Haji.

Sehingga ketika suaminya wafat sedangkan kecakapan Bu Haji dalam berbisnis masih pas-pasan atau bahkan rendah maka pengelolaan usaha toko kelontong keluarga Bu Haji pun menjadi tidak maksimal.

Dan kalau kita diperhatikan sebenarnya mekanisme pengelolaan toko kelontong pada umumnya memang cenderung hanya mengandalkan feeling  dan ilmu kebiasaan yang tidak ada landasannya sama sekali. Bahkan lebih banyak lagi yang coba-coba bermodalkan melihat orang lain saja.

Prosedur Toko Kelontong

Coba tebak usaha apa kira-kira yang paling mudah terlintas di pikiran saat ingin memulai usaha sendiri di rumah? Iya, membuka toko kelontong.

Di kampung-kampung ataupun di perumahan padat penduduk hampir setiap beberapa meter bisa dengan mudah kita jumpai rumah-rumah yang membuka lapak toko kelontong. Jualan seperti beras, minyak, jajanan, gula, dan beberapa jenis kebutuhan harian menjadi primadona.

Sayangnya, setiaptoko kelontong tersebut umumnya beroperasi sebelas dua belas antara satu dengan yang lain.

Belum tentu ada toko kelontong yang rela repot-repot “meneliti” jenis-jenis barang apa saja yang paling ramai terjual di tokonya. Apalagi sampai mengulik total penjualan untuk semua jenis barang yang terpajang pada kurun waktu tertentu.

Seorang pemilik toko kelontong belum tentu ingat barang-barang apa yang berhasil dijualnya hari ini, kemarin, atau pada waktu-waktu yang lain. Hal ini berbeda dengan retail modern yang memang melakukan pendataan secara terorganisir dari waktu ke waktu. Bahkan sampai pada jam-jam tertentu saja mereka bisa melihat produk apa saja yang terjual.

Memang, tidak adil rasanya apabila kita membandingkan “prosedur” pengelolaan toko kelontong pada umumnya dengan retail-retail modern yang sudah memiliki prosedur operasi jelas.

Namun, apabila toko kelontong tradisional ingin bisa terus eksis dan bisa menikmati sebanyak mungkin remah-remah bisnis retail yang belakangan semakin dikuasi oleh alfamart dan indomart, maka memiliki mekanisme pengelolaan usaha yang jelas harus dilakukan.

Mengatur Skala Prioritas Belanja Barang

Sebenarnya ada cukup banyak aspek yang mesti diperhatikan dalam mengelola toko kelontong agar tidak terkesan asal jalan saja. Salah satunya perihal memilih barang yang hendak dipajang dan kapan harus melakukan aktivitas belanja kembali juga perlu diperhatikan.

Dengan modal yang terbatas, sangatlah tidak bijak apabila toko kelontong sederhana berbelanja barang dagangannya secara acak. Hal itu cuma akan menghabiskan modal tanpa adanya imbal balik yang sepadan.

Skala prioritas perlu ditentukan untuk memilih barang-barang apa saja yang harus dibeli dan mana yang tidak. Apa yang harus dibeli dengan jumlah banyak, mana yang cukup dalam jumlah sedikit, dan apa saja yang tidak perlu dibeli.

Dalam hal ini, biasanya pemilik toko kelontong akan melakukan belanja harian ke grosir untuk mendapatkan sejumlah barang yang menurut mereka anggap perlu untuk mengisi ulang stok barang dagangan di toko.

Dan sangat mungkin aktivitas itu dibarengi dengan aksi membeli barang-barang yang sebenarnya masih bisa dialihkan pada waktu yang lain. Sehingga pada saat itu alokasi belanja bisa diperuntukkan ke produk lainnya yang punya peluang lebih besar untuk cepat terjual.

Menjaga stok beras pada kisaran 20-30 kilogram sehari terbilang masuk akal ketimbang menjaga stok pulpen hingga puluhan kotak. Karena tidak saban hari toko kelontong kedatangan pembeli pulpen dibandingkan pembeli beras.

Bukan tidak mungkin juga antara satu toko kelontong dengan toko kelontong yang lain memiliki tingkat minat pembeli yang berbeda untuk kategori barang tertentu. Misalnya, toko Bu Haji sering menjadi opsi pembeli di sekitar untuk membeli rokok, makanan ringan, atau kopi sachet dibanding toko seberang jalan yang banyak diminati untuk membeli beras kiloan, telor, dan sebagainya.

Setiap pemilik toko kelontong perlu mengetahui “keunggulan” dari toko kelontongnya. Produk mana yang fast moving dan mana yang slow moving. Dengan begitu maka operasional toko bisa berjalan secara lebih efektif dan efisien.

Biarpun modal sedikit dan dagangan terbatas, tapi perputaran uang bisa terus terjadi tanpa terganggu adanya modal macet gegara jenis barang tertentu yang terlanjur dibeli namun sukar terjual.

ROP Toko Kelontong

Toko kelontong mungkin sering dipandang sebagai usaha rumahan biasa. Anggapan itu memang tidak salah, tetapi sebenarnya kurang tepat juga.

Menganggap toko kelontong sebagai usaha rumahan biasa kerapkali menjadikan pengelolaannya mengalir pasrah tanpa arah dan strategi. Padahal, jika sebuah bisnis ingin naik kelas atau setidaknya mempertahankan pencapaian yang sudah ada maka itu memerlukan langkah dan tindakan.

Dalam konteks ini, toko kelontong sederhana seperti milik Bu Haji setidaknya perlu menerapkan konsep Reorder Point (ROP) yang bertujuan untuk mencari tahu timing  yang tepat dalam hal waktu dan kuantitas pengelolaan operasional toko.

Mekanisme ROP ini saya urutkan dalam beberapa langkah berikut :

Pertama, Mengenal tren penjualan produk. Dalam hal ini setiap toko kelontong hendaknya mencari tahu atau mendata pola ketertarikan pembeli terhadap produk atau barang-barang yang mereka jajakan di toko.

Produk A terjual berapa, produk B berapa, dan seterusnya. Pendataan dilakukan setiap hari dalam kurun waktu tertentu, dan diperiksa setiap satu minggu, dua minggu, satu bulan, dan seterusnya.

Ini bertujuan untuk mengetahui tren penjualan produk dari waktu ke waktu sehingga bisa diperoleh kesimpulan terkait kuantitas penjualan untuk masing-masing produk yang kita jual setiap hari, minggu, bulan, atau bahkan tahun.

Kedua, Mendata Posisi Stok Barang dan Rata-rata Penjualan. Bagi pemilik toko kelontong, mengetahui jumlah barang yang mereka jual adalah suatu keharusan. Sedangkan saat ini masih cukup sering menjadi kebiasaan dimana para pemilik toko kelontong baru mengetahui stok barangnya habis ketika sedang ada pembeli yang membutuhkannya.

Kondisi tersebut mengakibatkan hilangnya potensi penjualan (lost sales)yang ironisnya sering diremehkan. Seolah-olah barang dagangan habis adalah wajar-wajar saja. Seolah-olah pembeli gagal memperoleh sesuatu yang hendak dibeli memang lumrah.

Padahal seharusnya, seorang pemilik toko kelontong harus sudah tahu sedari sebelumnya dan sudah bersiap mengisi kembali stok jikalau memang barang tersebut punya potensi penjualan cukup baik.

Ketiga, Menentukan Titik Stok Berbelanja Kembali. Boleh-boleh saja berbelanja stok barang jualan di toko kelontong setiap hari. Tapi, jika kita bisa mengelolanya secara lebih efisien maka akan banyak penghematan yang dilakukan.

Untuk sekali perjalanan berapa biaya bensin yang harus dikeluarkan? Jikalau belanjanya sedikit akan meningkatkan biaya distribusi logistik. Sepintas hal ini tampak remeh. Namun, jika dilakukan berulang-ulang bukan tidak mungkin akan menyita nominal yang lumayan.

Dalam hal inilah kita perlu menentukan titik stok yang menjadi alarm bagi pemilik toko kelontong yang akan menentukan apakah mereka perlu berbelanja atau tidak. Kalaupun berbelanja kira-kira barang apa saja yang diperlukan dengan jumlah berapa.

Misalnya, hari ini ada empat item yang perlu belanja untuk mejaga stok aman selama beberapa waktu ke depan.

Keeseokan hari pun perlu direview kembali apakah kegiatan belanja hari itu masih diperlukan atau tidak. Dan hal ini sangat bergantung pada penjualan yang terjadi di hari kemarin.

***

Ada alasan mendasar terkait mengapa toko retail modern senantiasa mencatat setiap transaksi yang mereka dapat. Bukan sekadar untuk mengetahui jumlah transaksi yang terjadi setiap hari, atau sekadar untuk menghitung untung rugi, melainkan itu juga bagian dari upaya merancang strategi.

Biarpun toko kelontong tradisional kebanyakan dikelola secara konvensional, akan tetapi mulai sekarang mari kita mencobanya dengan taraf pengelolaan yang lebih baik. Lebih memperhatikan hal-hal kecil yang mungkin selama ini kita pandang remeh dan dianggap tidak memiliki dampak apapun terhadap kemajuan usaha.

Jikalau tujuan kita membuka toko kelontong adalah untuk mendapatkan penghasilan, berbisnis demi keuntungan, maka mulailah peduli dengan strategi. Dengan konsep ROP ini adalah salah satu caranya. 

Maturnuwun.

Agil Septiyan Habib

NB : Apabila ingin membaca tulisan saya yang lain diluar bahasan mengenai perencanaan operasional Anda bisa melihatnya juga disini atau disini.

Sekian banyak informasi lowongan kerja untuk posisi operational planner kerapkali menyertakan persyaratan khusus bagi para kandidatnya, yakni keharusan memiliki keterampilan mengoperasikan software berbasis sistem manajemen manufaktur seperti Oracle, SAP, dan sebagainya.

Meski dimaksudkan untuk menunjang kelancaran operasional produksi sebuah bisnis, sebenarnya hal itu bukanlah sesuatu yang paling mendasar.

Karena pemahaman dari planner-lah yang lebih penting ketimbang software penunjang yang digunakan.

Kemampuan seseorang untuk memahami sistem jauh lebih penting ketimbang sistem itu sendiri.

Sistem cenderung kaku dan seringkali tidak adaptif terhadap perubahan situasi, sementara manusia justru sebaliknya.

Sistem bisa usang, butuh perbaikan, dan butuh pengembangan. Sedangkan pemahaman seseorang terhadap keberadaan sistem membuatnya mampu melakukan perubahan, perbaikan, ataupun penyesuaian.

Sistem Mandiri

Memang tidak dapat dipungkiri bahwa keberadaan sebuah sistem adalah untuk menunjang kelancaran operasional bisnis dalam jangka panjang.

Dengan harapan bahwa suatu unit bisnis tidak menggantungkan pengelolaanya terhadap satu orang saja.

Hanya saja, tidak setiap bisnis memiliki modal cukup untuk melakukan pengadaan sistem yang konon harganya cukup mewah itu.

Apalagi ketika bisnis tersebut masih tergolong start up, berupa usaha rintisan, atau mungkin sebatas UMKM bermodal cekak.

Bisa jadi membangun sendiri sistem penunjang bisnis merupakan opsi terbaik. Khususnya menyangkut sistem perencanaan operasional bisnis tersebut.

Jangkauan Akses

Disamping itu, bagi para newbie dalam dunia perencanaan produksi, mengetahui tentang seluk beluk SAP, Oracle, Dynamix AX, dan sejenisnya bisa jadi sesuatu yang jauh dari jangkauan.

Di bangku kuliah mungkin seseorang pernah mendengar beberapa nama software atau sistem penunjang operasional produksi, namun belum tentu untuk mengoperasikannya.

Lain halnya apabila yang dimiliki seseorang adalah pemahaman mengenai bagaimana cara mengelola perencanaan produksi. Dengan begitu, sebuah rencana operasionalakan mampu dibuat sendiri meski berupa sistem sederhana sederhana.

Tanpa harus terlebih dulu memiliki sumber daya sistem penunjang yang modern, dan tanpa harus mencari modal untuk membeli sistem berharga mahal, kita bisa menjalankan fungsi planner secara mandiri.

Yakni dengan mengetahui dan memahami beberapa hal sederhana untuk menunjang eksekusi perancangan rencana operasional produksi.

Melalui pemahaman tersebut diharapkan nantinya kita yang awam menjadi lebih tahu, dan yang sudah tahu menjadi lebih memahami peran fungsinya sebagai seorang operational planner.

Scale Up Bisnis Kecil

Seiring berjalannya waktu, dan semakin seringnya kita bergelut dengan aktivitas perencanaan produksi maka lambat laun kita akan memperoleh wawasan berharga untuk mengembangkan keterampilan kita sebagai seorang operational planner.

Bahkan bukan tidak mungkin nanti kita akan mampu membuat “duplikasi” sistem perencanaan produksi sendiri dengan bantuan aplikasi sederhana seperti Microsoft Excel, Visual Basic, dan lain-lain dalam rangka mengakomodasi perencanaan operasional yang dibuat.

Bukan suatu masalah apabila mau menggunakan software sistem atau tidak selama seorang operational planner mengatahui beberapa hal dasar yang penting dalam penyusunan rencana operasionalnya.

Apabila sebuah bisnis, terutama yang masih berskala kecil, ingin bertumbuh dan meningkat kapsitasnya (scale up) maka keberadaan rencana operasional sangatlah krusial.

Dan hal itu akan bisa dilakukan manakala terdapat sosok operational planner kompeten di dalamnya.

Semoga bermanfaat.

Maturnuwun,

Agil Septiyan Habib

NB : Apabila ingin membaca tulisan saya yang lain diluar bahasan mengenai perencanaan operasional Anda bisa melihatnya juga disini.

Beberapa tahun lalu saat pertama kali menduduki posisi sebagai planner perencanaan operasional di sebuah perusahaan manufaktur, saya terkaget-kaget saat mengetahui alur pemenuhan order yang diterima dari tim sales & marketing.

Kala itu, jenis produk dan jumlah yang diminta seperti hanya numpang lewat saja di bagian perencanaan operasional dan langsung masuk menuju bagian produksi untuk dikelola sendiri detail informasi dari permintaan tersebut.

Produk mana yang akan diproduksikan terlebih dahulu, kapan estimasi waktu kesiapan, dan berapa banyak yang bisa dipenuhi dalam kurun waktu tertentu.

Terasa janggal sebenarnya. Terlebih dalam kaitannya dengan fungsi perencanaan operasional.

Namun, berhubung saat itu saya masih belum cukup tahu tentang karakteristik produk disana, mekanisme proses produksinya, dan beberapa kebiasaan organisasi yang lain maka saya pun hanya bisa mengikuti arus saja.

Sehingga, melihat pola tersebut terkesan sekali bahwa keberadaan planner seperti tidak berfungsi samasekali.

Fungsi Planner

Selama beberapa lama cara kerja semacam itu terus berulang dari waktu ke waktu. Akibatnya, seringkali terjadi permasalahan.

Mulai dari melesetnya waktu pemenuhan, pencapaian target produksi yang rendah, kinerja operasional yang jauh dari efisien, serta beberapa problematika lain.

Salah satu faktor krusial yang menyebabkan hal itu terjadi adalah pengelolaan sistem perencanaan produksi yang tidak sistematis, rancu, serta tidak sesuai alokasi.

Padahal, perencanaan operasional harus menjadi langkah awal dalam memulai aktivitas pemenuhan order dari konsumen. Dan itu memerlukan fokus tersendiri.

Sementara lini produksi bertugas untuk mengeksekusi tugas tersebut.

By pass informasi dari bagian penjualan kepada bagian produksi justru menjadikan lini produksi yang terombang-ambing oleh kepentingan dari pihak penjualan yang memang terkenal sangat dinamis.

Perlu adanya filter untuk melakukan pemilahan sekaligus pengolahan data permintaan yang masuk melalui bagian sales & marketing sebelum dieksekusi oleh bagian produksi.

Dalam hal ini peran tersebut dilakukan oleh planner dan tim perencanaan operasional (jika skala bisnis sudah cukup besar).

Beda Kepentingan Satu Tujuan

Upaya penyesuaian penting dilakukan karena antara bagian sales & marketing dan bagian produksi punya kepentingannya masing-masing.

Di satu sisi, pihak penjualan punya misi untuk mendapatkan omset sebesar-besarnya. Sementara di sisi lain bagian produksi berkepentingan menurunkan biaya sekecil-kecilnya.

Fluktuasi order yang begitu dinamis tanpa adanya filter dari planner akan memicu tingginya angka changeover produk, yang berdampak pada tingginya biaya setup produksi.

Semakin dinamis permintaan maka biaya setup yang ditimbulkan akan semakin tinggi.

Oleh karena itu, bagian perencanaan operasional perlu melakukan suatu pengondisian agar kepentingan yang diusung oleh bagian sales & marketing tidak “semena-mena” terhadap operasional lini produksi.

Meski terlihat bahwa kepentingan masing-masing pihak berbeda satu dengan yang lain, sebenarnya semua menuju satu visi yang sama yakni memberikan keuntungan sebesar mungkin bagi bisnis.

Bagaimanapun, setiap pihak yang menjadi bagian dari suatu unit bisnis memiliki satu kesamaan tujuan. Yang kemudian diinterpretasikan menjadi tujuan masing-masing pihak.

Hal ini bukan berarti kemudian masing-masing pihak bekerja untuk tujuannya masing-masing, melainkan tetap harus bersinergi satu sama lain untuk mencapai tujuan bersama.

3 Alasan Pentingnya Perencanaan Operasional

Secara garis besar, perencanaan operasional mengemban peran yang cukup krusial bagi kelancaran dan kesuksesan aktivitas sebuah bisnis. Terutama yang bergerak di bidang manufaktur.

#1 . Membangun sebuah ritme

Dalam rangka mengekseskusi permintaan yang masuk dari konsumen, ritme pengerjaan sangatlah diperlukan agar sumber daya yang dimiliki bisa didorong untuk beroperasi pada peak perform yang dimiliki.

Harapan itu tidak akan terjadi manakala ritme pengerjaannya kacau balau. Suatu saat mengerjakan produk tipe A, lantas berganti ke B, ganti ke A lagi,ganti ke C, balik lagi ke B, dan seterusnya.

Padahal, sebenarnya permintaan yang terkesan random tersebut masih sangat mungkin untuk dikelompokkan dan dikelola ritme pemenuhannya sehingga lebih mudah dikerjakan.

#2. Mengatur keselarasan kepentingan beberapa pihak

Perbedaan kepentingan antara pihak-pihak atau bagian penopang bisnis sangat lumrah terjadi. Karena bagaimanapun mereka ibarat bagian dari bangunan yang memiliki peranan berbeda satu sama lain.

Hanya saja, perbedaan kepentingan tersebut tidak boleh menihilkan kepentingan dari pihak yang lain. Sebaliknya, perlu adanya penyelarasan dari semua kepentingan tersebut.

Perencanaan operasional menjadi pihak yang menampung “aspirasi” semua pihak dan mengelolanya menjadi satu kesatuan komando yang harmonis dan berorientasi pada kepentingan yang lebih besar, yakni keberlangsungan bisnis itu sendiri.

#3. Perencanaan operasional sebagai satu pintu pemenuhan order

Seperti pengalaman yang saya utarakan diawal, tidak semestinya terjadi by pass informasi dari tim penjualan kepada pihak produksi (kecuali memang skala produksinya masih kecil) demi menghindari gangguan ritme eksekusi permintaan.

Sehingga perlu adanya satu pintu masuk dan keluar yang menerima setiap order serta memberikan konfirmasi kesiapan memenuhi order tersebut.

Semua arus informasi harus dilewatkan melalui pintu perencaan operasional terlebih dahulu agar supaya informasi tersebut mampu dikelola secara tepat dan proporsional.

**

Dengan berjalannya peran perencanaan operasional maka kepentingan untuk meminimasi ongkos produksi dapat dijalankan sembari tetap bertanggung jawab memenuhi order konsumen pada kurun waktu yang dijanjikan.

Pihak sales & marketing harus melalui konfirmasi planner terlebih dahulu sebelum memberikan janji kesiapan dari suatu pesanan.

Begitupun sebaliknya pihak produksi hanya akan mulai melakukan aktivitas produksi tatkala sudah mendapatkan instruksi dari planner.

Oleh karena itu, bisa jadi pada suatu waktu tertentu salah satu atau beberapa pihak harus “mengalah” dan “mengorbankan” pencapaian tujuannya sendiri demi pencapaian tujuan pihak lain.

Pihak lain yang dimaksud disini bukan menjurus pada bagian atau unit kerja lain di sebuah perusahaan, namun lebih kepada korporasi itu sendiri secara keseluruhan.

Dengan kata lain, siapapun harus bersedia mengalah demi keuntungan organisasi bisnis itu sendiri.

Keberlanjutan Bisnis

Planner atau perencana operasional kerapkali harus menjadi penanggung jawab yang mempertemukan beberapa kepentingan beberapa pihak di sebuah organisasi bisnis.

Bisa jadi planner harus meminta pihak sales & marketing untuk sedikit menekan egonya supaya bernegosiasi dengan konsumen agar berkenan menyesuaikan tanggal jatuh tempo.

Sementara pada saat yang lain bisa jadi tim perencanaan produksi meminta bagian produksi untuk mengorbankan sedikit biaya produksi untuk pemenuhan order tercapai.

Hal ini berlangsung begitu dinamis dari waktu ke waktu. Tidak ada kondisi yang benar-benar ideal yang memberikan kepuasan pada semua pihak.

Lagipula hal itu juga tidak lebih penting daripada objektif untuk memaksimalkan nilai keuntungan dari operasional sebuah bisnis.

Patut kita ingat bahwa definisi “keuntungan” itu sendiri tidak semata-mata dimaknai secara harfiah pada nominal angka-angka saja. Efek terhadap keberlangsungan bisnis dalam jangka panjang juga mesti diperhatikan.

Dan itu semua perlu direncanakan.

Maturnuwun,

Agil Septiyan Habib

NB : Apabila ingin membaca tulisan saya yang lain diluar bahasan mengenai perencanaan operasional Anda bisa melihatnya juga disini.

Perencanaan operasional memegang peranan penting didalam aktivitas sebuah bisnis yang beroperasi di era digital seperti sekarang. Dengan ketatnya tingkat persaingan antar industri, satu faktor kecil saja akan sangat menentukan keunggulan daya saing (competitive advantage) sebuah unit bisnis dibandingkan para kompetitornya.

Sehingga setiap pelaku usaha akan saling berlomba-lomba untuk menjadi yang terdepan dan paling unggul di setiap aspek yang mereka jalani.

Siapa yang berhasil menghasilkan nilai penjualan tertinggi; Siapa yang berhasil memberikan produk dengan kualitas terbaik; Yang mampu menghadirkan harga layanan / produk paling terjangkau; Yang paling banyak memberikan sisi keunggulan dibanding yang lainnya.

Barangkali segenap pelaku bisnis sudah menyadari bahwa mereka harus menyiapkan bahan baku terbaik, tenaga kerja terbaik, peralatan terlengkap, teknologi terbaru, dan sejenisnya.

Akan tetapi, kita sebenarnya juga memerlukan sebuah langkah awal yang tepat untuk memulai semua tahapan dalam aktivitas operasional bisnis kita. Yakni membuat perencanaan produksi atau perencanaan operasional.

Perencanaan Operasional dan Profit Maksimal

Untuk dapat mengelola suatu bisnis sehingga terus berkembang dan mencapai tingkat keunggulan yang lebih baik dari sebelumnya, maka siklus manajerial berikut perlu diterapkan.

Plan, do, check, action. Rencanakan, lakukan, periksa, sesuaikan. Continuous improvement.

Berdasarkan siklus tersebut, plan merupakan langkah awal untuk memulai semuanya.

Tanpa perencanaan maka segala hal akan berjalan serabutan, serampangan, dan tidak karu-karuan. Jika rencananya saja sudah berantakan, maka bagaimana dengan eksekusinya?

Maka benarlah apa yang dikatakan oleh petuah bijak bahwa cara terbaik untuk menciptakan masa depan adalah dengan merencanakannya.

Rencana yang baik mungkin tidak selalu menghasilkan sesuatu yang baik. Namun, Rencana yang buruk akan memberikan hasil yang pasti buruk.

Sedangkan tidak membuat perencanaan samasekali pasti akan memicu kekacauan yang membuat bisnis ambruk.

Sebuah bisnis tentunya dibangun dengan orientasi untuk mendapatkan keuntungan semaksimal mungkin. Meraih profit. Ini merupakan sebuah target pasti.

Yang mana untuk mewujudkannya tidak akan bisa dilakukan dengan hanya berspekulasi, upaya coba-coba, atau tindakan kira-kira.

Kita membutuhkan sebuah upaya sistematis dan tersruktur. Kita membutuhkan pola, strategi, dan tahapan yang jelas untuk mencapai goal bisnis.

Oleh karena itu, perlu keberadaan sebuah rencana agar kita bisa menaksir setiap kemungkinan yang terjadi di masa depan. Mana yang sekiranya menguntungkan dan tidak untuk dilakukan.

Integrator Aktivitas

Dalam mengelola suatu unit bisnis tentunya kita tidak bisa berjalan sendiri-sendiri. Semua bagian dari bisnis harus saling berinteraksi dan bekerjasama satu dengan yang lain.

Permasalahannya, tidak sedikit dari bagian-bagian tersebut yang hanya sekedar mengutamakan ranah kerja bidangnya saja. Marketing saja, finance saja, produksi saja, dan seterusnya.

Sementara keterkaitannya dengan pihak lain kurang diperhatikan.

Akibatnya, kerapkali terjadi miskomunikasi yang berujung pada inefisiensi maupun inefektivitas operasional sebuah bisnis.

Terdapat keterkaitan antara satu pihak dengan pihak lain yang terlibat dalam proses bisnis menghasilkan produk berwujud barang ataupun jasa.

Keterkaitan itu memerlukan kerjasama dan sinkronisasi yang menjembatasi setiap kepentingan dari masing-masing pihak yang terlibat.

Di dalam industri skala besar, kita mungkin sering mendengar beberapa bagian penunjang pekerjaan seperti produksi, pengadaan, marketing, dan lain sebagainya.

Di industri kecil pun hal itu juga dilakukan meski dengan beberapa penyesuaian menyangkut sumber daya.

Beberapa lini penunjang perlu dikoneksikan satu sama lain sehingga goal yang dituju bersama bisa tercapai.

Terkait dengan fungsi tersebut maka perlu adanya sebuah integrator yang menghubungkan informasi dari semua pihak yang terlibat sekaligus mengakomodasi semua kepentingan yang ada sehinga semua sama-sama diuntungkan.

Integrator tersebut bertujuan untuk menemukan trade-off dimana fungsi pekerjaan setiap pihak bisa tercapai secara maksimal sekaligus melakukan optimalisasi sumber daya sehingga ongkos yang dikeluarkan untuk mendukung setiap aktivitas menjadi jauh lebih murah.

Harmoni Lini Bisnis

Perencana operasional memegang mandat untuk menciptakan harmonisasi antara seluruh pihak yang terlibat dalam upaya penciptaan sebuah produk.

Ia mengakomodasi kebutuhan dari marketing perihal tenggat waktu permintaan (order), sekaligus memfasilitasi kebutuhan produksi yang efisien dan efektif, menjembatani kepentingan pengadaan bahan baku, dan beberapa hal lainnya.

Meskipun kepuasan pelanggan (customer satisfaction) merupakan tujuan utama dari pengelolaan suatu bisnis, akan tetapi hal itu tidak serta merta mengorbankan aspek lain yang turut berkontribusi terhadap perkembangan ataupun kemunduran sebuah bisnis.

Menjadi tugas dari perencana operasional untuk memastikan segala kelengkapan penunjang proses agar :

1. Siap sedia sesuai waktu yang ditentukan
2. Menjadwal rencana produksi agar siap sebagaimana waktu yang ditentukan
3. Memilih urutan produk yang paling minim dalam hal pembiayaan
4. Merekalkulasi urutan perencanaan manakala ditengah jalan terjadi perubahan yang tidak diinginkan.

Semua hal itu perlu dilakukan secara berkesinambungan dan dipantau secara rutin dari waktu ke waktu agar supaya rencana yang dibuat senantiasa relevan dengan keadaan saat itu.

Dengan begitu makaharmoni lini bisnis akan terjaga yang pada akhirnya akan berkontribusi terhadap peningkatan keuntungan bisnis itu sendiri. Terlebih era digital menuntut adanya efisiensi dan efektivitas operasional yang tinggi. Sehingga kontribusi perencanaan operasional dalam mewujudkan hal itu sangatlah diperlukan.

Semoga bermanfaat.

Maturnuwun,

Agil Septiyan Habib

NB : Anda juga bisa menemukan tulisan selain konteks pembahasan mengenai perencanaan operasional disini.