Penjadwalan produksi adalah tahap terpenting didalam membuat rencana produksi. Disinilah perintah memulai proses produksi dirilis. Produk-produk yang berada dalam list penjadwalan akan dieksekusi sesuai dengan tenggat waktu yang ditentukan. Kapan produksi dimulai dan kapan produksi selesai.
Sequence Penjadwalan Produksi jadi kunci kemajuan bisnis|Ilustrasi gambar : pixabay.com / VOyager
Di tengah situasi dan kondisi ada cukup banyak varian produk yang mesti dikelola jadwal produksinya, kita tidak boleh begitu saja menentukan produk yang akan dijalankan terlebih dulu dan mana yang dioperasikan kemudian.
Terdapat pijakan untuk memilih produk mana yang harus lebih diprioritaskan produksi dibandingkan item produk yang lainnya.
Secara umum ada tiga acuan yang menjadi landasan dalam penentuan urutan penjadwalan produksi ini, yaitu :
First Come Firt Service (FCFS)
Order yang pertama kali diterima akan menempati urutan pertama daftar penjadwalan produksi. Tidak peduli item tersebut dibutuhkan kapan, ia tetap menempati urutan prioritas seiring waktu masuknya sebagai pesanan pertama.
Shortest Processing Time (STP)
Dalam hal ini produk dengan waktu proses tercepat akan didahulukan ketimbang produk lain yang membutuhkan waktu proses lebih lama. Sehingga, pesanan yang datang paling awal belum tentu menempati daftar jadwal produksi pertama jikalau durasi waktu prosesnya lebih lama daripada item yang lain.
Jika menilik pada teori antrian, STP ini bisa dibilang selaras dengan konsep tersebut dimana aktivitas-aktivitas yang memerlukan waktu proses paling singkat ditaruh pada urutan awal sehingga memungkinkan untuk menuntaskan lebih banyak pekerjaan dalam kurun waktu yang kurang lebih sama.
Apabila orientasi dari sebuah penjadwalan produksi memang dimaksudkan untuk memenuhi tuntutan ketepatan waktu pengiriman (on-time delivery) produk kepada pelanggan, dua acuan ini (FCFS dan STP) masih riskan gagal memenuhi target.
Earliest Due Date (EDD)
Penjadwalan produksi disusun prioritasnya berdasarkan deadline masing-masing produk.
Produk dengan deadline pengiriman tercepat akan diprioritaskan menempati urutan pertama dalam jadwal produksi. Sehingga dalam hal ini produk-produk yang datang paling awal ataupun paling akhir bisa saja menempati awal pada penjadwalan tergantung deadline yang dimiliki.
Apabila ada suatu kondisi dimana deadline beberapa jenis produk terjadi pada kurun waktu yang sama maka STP harus turut dipertimbangkan. Dengan demikian produk dengan waktu proses tercepatlah yang dijadwalkan pertama kali. Metode ini disebut dengan Modified Earliest Due Date (MODD).
Pada dasarnya untuk menyusun jadwal produksi perlu adanya acuan tertentu guna memastikan urutan yang disusun benar-benar memberikan hasil optimal didalam proses produksi. Dalam artian urutan mana yang paling menguntungkan bagi bisnis itulah yang diutamakan. Bagaimanapun juga waktu adalah yang utama dalam sebuah pelayanan.
Beberapa tahun lalu saat pertama kali menduduki posisi sebagai planner perencanaan operasional di sebuah perusahaan manufaktur, saya terkaget-kaget saat mengetahui alur pemenuhan order yang diterima dari tim sales & marketing.
Perencanaan operasional sangat penting bagi bisnis | Ilustrasi gambar : pixabay.com / picjumbo_com
Kala itu, jenis produk dan jumlah yang diminta seperti hanya numpang lewat saja di bagian perencanaan operasional dan langsung masuk menuju bagian produksi untuk dikelola sendiri detail informasi dari permintaan tersebut.
Produk mana yang akan diproduksikan terlebih dahulu, kapan estimasi waktu kesiapan, dan berapa banyak yang bisa dipenuhi dalam kurun waktu tertentu.
Namun, berhubung saat itu saya masih belum cukup tahu tentang karakteristik produk disana, mekanisme proses produksinya, dan beberapa kebiasaan organisasi yang lain maka saya pun hanya bisa mengikuti arus saja.
Sehingga, melihat pola tersebut terkesan sekali bahwa keberadaan planner seperti tidak berfungsi samasekali.
Fungsi Planner
Selama beberapa lama cara kerja semacam itu terus berulang dari waktu ke waktu. Akibatnya, seringkali terjadi permasalahan.
Mulai dari melesetnya waktu pemenuhan, pencapaian target produksi yang rendah, kinerja operasional yang jauh dari efisien, serta beberapa problematika lain.
Salah satu faktor krusial yang menyebabkan hal itu terjadi adalah pengelolaan sistem perencanaan produksi yang tidak sistematis, rancu, serta tidak sesuai alokasi.
Padahal, perencanaan operasional harus menjadi langkah awal dalam memulai aktivitas pemenuhan order dari konsumen. Dan itu memerlukan fokus tersendiri.
Sementara lini produksi bertugas untuk mengeksekusi tugas tersebut.
By pass informasi dari bagian penjualan kepada bagian produksi justru menjadikan lini produksi yang terombang-ambing oleh kepentingan dari pihak penjualan yang memang terkenal sangat dinamis.
Perlu adanya filter untuk melakukan pemilahan sekaligus pengolahan data permintaan yang masuk melalui bagian sales & marketing sebelum dieksekusi oleh bagian produksi.
Dalam hal ini peran tersebut dilakukan oleh planner dan tim perencanaan operasional (jika skala bisnis sudah cukup besar).
Beda Kepentingan Satu Tujuan
Upaya penyesuaian penting dilakukan karena antara bagian sales & marketing dan bagian produksi punya kepentingannya masing-masing.
Di satu sisi, pihak penjualan punya misi untuk mendapatkan omset sebesar-besarnya. Sementara di sisi lain bagian produksi berkepentingan menurunkan biaya sekecil-kecilnya.
Fluktuasi order yang begitu dinamis tanpa adanya filter dari planner akan memicu tingginya angka changeover produk, yang berdampak pada tingginya biaya setup produksi.
Semakin dinamis permintaan maka biaya setup yang ditimbulkan akan semakin tinggi.
Oleh karena itu, bagian perencanaan operasional perlu melakukan suatu pengondisian agar kepentingan yang diusung oleh bagian sales & marketing tidak “semena-mena” terhadap operasional lini produksi.
Meski terlihat bahwa kepentingan masing-masing pihak berbeda satu dengan yang lain, sebenarnya semua menuju satu visi yang sama yakni memberikan keuntungan sebesar mungkin bagi bisnis.
Bagaimanapun, setiap pihak yang menjadi bagian dari suatu unit bisnis memiliki satu kesamaan tujuan. Yang kemudian diinterpretasikan menjadi tujuan masing-masing pihak.
Hal ini bukan berarti kemudian masing-masing pihak bekerja untuk tujuannya masing-masing, melainkan tetap harus bersinergi satu sama lain untuk mencapai tujuan bersama.
3 Alasan Pentingnya Perencanaan Operasional
Secara garis besar, perencanaan operasional mengemban peran yang cukup krusial bagi kelancaran dan kesuksesan aktivitas sebuah bisnis. Terutama yang bergerak di bidang manufaktur.
#1 . Membangun sebuah ritme
Dalam rangka mengekseskusi permintaan yang masuk dari konsumen, ritme pengerjaan sangatlah diperlukan agar sumber daya yang dimiliki bisa didorong untuk beroperasi pada peak perform yang dimiliki.
Harapan itu tidak akan terjadi manakala ritme pengerjaannya kacau balau. Suatu saat mengerjakan produk tipe A, lantas berganti ke B, ganti ke A lagi,ganti ke C, balik lagi ke B, dan seterusnya.
Padahal, sebenarnya permintaan yang terkesan random tersebut masih sangat mungkin untuk dikelompokkan dan dikelola ritme pemenuhannya sehingga lebih mudah dikerjakan.
#2. Mengatur keselarasan kepentingan beberapa pihak
Perbedaan kepentingan antara pihak-pihak atau bagian penopang bisnis sangat lumrah terjadi. Karena bagaimanapun mereka ibarat bagian dari bangunan yang memiliki peranan berbeda satu sama lain.
Hanya saja, perbedaan kepentingan tersebut tidak boleh menihilkan kepentingan dari pihak yang lain. Sebaliknya, perlu adanya penyelarasan dari semua kepentingan tersebut.
Perencanaan operasional menjadi pihak yang menampung “aspirasi” semua pihak dan mengelolanya menjadi satu kesatuan komando yang harmonis dan berorientasi pada kepentingan yang lebih besar, yakni keberlangsungan bisnis itu sendiri.
#3. Perencanaan operasional sebagai satu pintu pemenuhan order
Seperti pengalaman yang saya utarakan diawal, tidak semestinya terjadi by pass informasi dari tim penjualan kepada pihak produksi (kecuali memang skala produksinya masih kecil) demi menghindari gangguan ritme eksekusi permintaan.
Sehingga perlu adanya satu pintu masuk dan keluar yang menerima setiap order serta memberikan konfirmasi kesiapan memenuhi order tersebut.
Semua arus informasi harus dilewatkan melalui pintu perencaan operasional terlebih dahulu agar supaya informasi tersebut mampu dikelola secara tepat dan proporsional.
**
Dengan berjalannya peran perencanaan operasional maka kepentingan untuk meminimasi ongkos produksi dapat dijalankan sembari tetap bertanggung jawab memenuhi order konsumen pada kurun waktu yang dijanjikan.
Pihak sales & marketing harus melalui konfirmasi planner terlebih dahulu sebelum memberikan janji kesiapan dari suatu pesanan.
Begitupun sebaliknya pihak produksi hanya akan mulai melakukan aktivitas produksi tatkala sudah mendapatkan instruksi dari planner.
Oleh karena itu, bisa jadi pada suatu waktu tertentu salah satu atau beberapa pihak harus “mengalah” dan “mengorbankan” pencapaian tujuannya sendiri demi pencapaian tujuan pihak lain.
Pihak lain yang dimaksud disini bukan menjurus pada bagian atau unit kerja lain di sebuah perusahaan, namun lebih kepada korporasi itu sendiri secara keseluruhan.
Dengan kata lain, siapapun harus bersedia mengalah demi keuntungan organisasi bisnis itu sendiri.
Keberlanjutan Bisnis
Planner atau perencana operasional kerapkali harus menjadi penanggung jawab yang mempertemukan beberapa kepentingan beberapa pihak di sebuah organisasi bisnis.
Bisa jadi planner harus meminta pihak sales & marketing untuk sedikit menekan egonya supaya bernegosiasi dengan konsumen agar berkenan menyesuaikan tanggal jatuh tempo.
Sementara pada saat yang lain bisa jadi tim perencanaan produksi meminta bagian produksi untuk mengorbankan sedikit biaya produksi untuk pemenuhan order tercapai.
Hal ini berlangsung begitu dinamis dari waktu ke waktu. Tidak ada kondisi yang benar-benar ideal yang memberikan kepuasan pada semua pihak.
Lagipula hal itu juga tidak lebih penting daripada objektif untuk memaksimalkan nilai keuntungan dari operasional sebuah bisnis.
Patut kita ingat bahwa definisi “keuntungan” itu sendiri tidak semata-mata dimaknai secara harfiah pada nominal angka-angka saja. Efek terhadap keberlangsungan bisnis dalam jangka panjang juga mesti diperhatikan.
Perencanaan operasional memegang peranan penting didalam aktivitas sebuah bisnis yang beroperasi di era digital seperti sekarang. Dengan ketatnya tingkat persaingan antar industri, satu faktor kecil saja akan sangat menentukan keunggulan daya saing (competitive advantage) sebuah unit bisnis dibandingkan para kompetitornya.
Perencanaan operasional memegang peran penting dalam pengelolaan bisnis | Ilustrasi gambar : pixabay.com / StartStockPhotos
Sehingga setiap pelaku usaha akan saling berlomba-lomba untuk menjadi yang terdepan dan paling unggul di setiap aspek yang mereka jalani.
Siapa yang berhasil menghasilkan nilai penjualan tertinggi; Siapa yang berhasil memberikan produk dengan kualitas terbaik; Yang mampu menghadirkan harga layanan / produk paling terjangkau; Yang paling banyak memberikan sisi keunggulan dibanding yang lainnya.
Barangkali segenap pelaku bisnis sudah menyadari bahwa mereka harus menyiapkan bahan baku terbaik, tenaga kerja terbaik, peralatan terlengkap, teknologi terbaru, dan sejenisnya.
Akan tetapi, kita sebenarnya juga memerlukan sebuah langkah awal yang tepat untuk memulai semua tahapan dalam aktivitas operasional bisnis kita. Yakni membuat perencanaan produksi atau perencanaan operasional.
Perencanaan Operasional dan Profit Maksimal
Untuk dapat mengelola suatu bisnis sehingga terus berkembang dan mencapai tingkat keunggulan yang lebih baik dari sebelumnya, maka siklus manajerial berikut perlu diterapkan.
Berdasarkan siklus tersebut, plan merupakan langkah awal untuk memulai semuanya.
Tanpa perencanaan maka segala hal akan berjalan serabutan, serampangan, dan tidak karu-karuan. Jika rencananya saja sudah berantakan, maka bagaimana dengan eksekusinya?
Maka benarlah apa yang dikatakan oleh petuah bijak bahwa cara terbaik untuk menciptakan masa depan adalah dengan merencanakannya.
Rencana yang baik mungkin tidak selalu menghasilkan sesuatu yang baik. Namun, Rencana yang buruk akan memberikan hasil yang pasti buruk.
Sedangkan tidak membuat perencanaan samasekali pasti akan memicu kekacauan yang membuat bisnis ambruk.
Sebuah bisnis tentunya dibangun dengan orientasi untuk mendapatkan keuntungan semaksimal mungkin. Meraih profit. Ini merupakan sebuah target pasti.
Yang mana untuk mewujudkannya tidak akan bisa dilakukan dengan hanya berspekulasi, upaya coba-coba, atau tindakan kira-kira.
Kita membutuhkan sebuah upaya sistematis dan tersruktur. Kita membutuhkan pola, strategi, dan tahapan yang jelas untuk mencapai goal bisnis.
Oleh karena itu, perlu keberadaan sebuah rencana agar kita bisa menaksir setiap kemungkinan yang terjadi di masa depan. Mana yang sekiranya menguntungkan dan tidak untuk dilakukan.
Integrator Aktivitas
Dalam mengelola suatu unit bisnis tentunya kita tidak bisa berjalan sendiri-sendiri. Semua bagian dari bisnis harus saling berinteraksi dan bekerjasama satu dengan yang lain.
Permasalahannya, tidak sedikit dari bagian-bagian tersebut yang hanya sekedar mengutamakan ranah kerja bidangnya saja. Marketing saja, finance saja, produksi saja, dan seterusnya.
Sementara keterkaitannya dengan pihak lain kurang diperhatikan.
Akibatnya, kerapkali terjadi miskomunikasi yang berujung pada inefisiensi maupun inefektivitas operasional sebuah bisnis.
Terdapat keterkaitan antara satu pihak dengan pihak lain yang terlibat dalam proses bisnis menghasilkan produk berwujud barang ataupun jasa.
Keterkaitan itu memerlukan kerjasama dan sinkronisasi yang menjembatasi setiap kepentingan dari masing-masing pihak yang terlibat.
Di dalam industri skala besar, kita mungkin sering mendengar beberapa bagian penunjang pekerjaan seperti produksi, pengadaan, marketing, dan lain sebagainya.
Di industri kecil pun hal itu juga dilakukan meski dengan beberapa penyesuaian menyangkut sumber daya.
Beberapa lini penunjang perlu dikoneksikan satu sama lain sehingga goal yang dituju bersama bisa tercapai.
Terkait dengan fungsi tersebut maka perlu adanya sebuah integrator yang menghubungkan informasi dari semua pihak yang terlibat sekaligus mengakomodasi semua kepentingan yang ada sehinga semua sama-sama diuntungkan.
Integrator tersebut bertujuan untuk menemukan trade-off dimana fungsi pekerjaan setiap pihak bisa tercapai secara maksimal sekaligus melakukan optimalisasi sumber daya sehingga ongkos yang dikeluarkan untuk mendukung setiap aktivitas menjadi jauh lebih murah.
Harmoni Lini Bisnis
Perencana operasional memegang mandat untuk menciptakan harmonisasi antara seluruh pihak yang terlibat dalam upaya penciptaan sebuah produk.
Ia mengakomodasi kebutuhan dari marketing perihal tenggat waktu permintaan (order), sekaligus memfasilitasi kebutuhan produksi yang efisien dan efektif, menjembatani kepentingan pengadaan bahan baku, dan beberapa hal lainnya.
Meskipun kepuasan pelanggan (customer satisfaction) merupakan tujuan utama dari pengelolaan suatu bisnis, akan tetapi hal itu tidak serta merta mengorbankan aspek lain yang turut berkontribusi terhadap perkembangan ataupun kemunduran sebuah bisnis.
Menjadi tugas dari perencana operasional untuk memastikan segala kelengkapan penunjang proses agar :
Siap sedia sesuai waktu yang ditentukan
Menjadwal rencana produksi agar siap sebagaimana waktu yang ditentukan
Memilih urutan produk yang paling minim dalam hal pembiayaan
Merekalkulasi urutan perencanaan manakala ditengah jalan terjadi perubahan yang tidak diinginkan.
Semua hal itu perlu dilakukan secara berkesinambungan dan dipantau secara rutin dari waktu ke waktu agar supaya rencana yang dibuat senantiasa relevan dengan keadaan saat itu.
Dengan begitu makaharmoni lini bisnis akan terjaga yang pada akhirnya akan berkontribusi terhadap peningkatan keuntungan bisnis itu sendiri. Terlebih era digital menuntut adanya efisiensi dan efektivitas operasional yang tinggi. Sehingga kontribusi perencanaan operasional dalam mewujudkan hal itu sangatlah diperlukan.
Semoga bermanfaat.
Maturnuwun,
Agil Septiyan Habib
NB : Anda juga bisa menemukan tulisan selain konteks pembahasan mengenai perencanaan operasional disini.
