Beberapa tahun lalu saat pertama kali menduduki posisi sebagai planner perencanaan operasional di sebuah perusahaan manufaktur, saya terkaget-kaget saat mengetahui alur pemenuhan order yang diterima dari tim sales & marketing.
Kala itu, jenis produk dan jumlah yang diminta seperti hanya numpang lewat saja di bagian perencanaan operasional dan langsung masuk menuju bagian produksi untuk dikelola sendiri detail informasi dari permintaan tersebut.
Produk mana yang akan diproduksikan terlebih dahulu, kapan estimasi waktu kesiapan, dan berapa banyak yang bisa dipenuhi dalam kurun waktu tertentu.
Terasa janggal sebenarnya. Terlebih dalam kaitannya dengan fungsi perencanaan operasional.
Namun, berhubung saat itu saya masih belum cukup tahu tentang karakteristik produk disana, mekanisme proses produksinya, dan beberapa kebiasaan organisasi yang lain maka saya pun hanya bisa mengikuti arus saja.
Sehingga, melihat pola tersebut terkesan sekali bahwa keberadaan planner seperti tidak berfungsi samasekali.
Fungsi Planner
Selama beberapa lama cara kerja semacam itu terus berulang dari waktu ke waktu. Akibatnya, seringkali terjadi permasalahan.
Mulai dari melesetnya waktu pemenuhan, pencapaian target produksi yang rendah, kinerja operasional yang jauh dari efisien, serta beberapa problematika lain.
Salah satu faktor krusial yang menyebabkan hal itu terjadi adalah pengelolaan sistem perencanaan produksi yang tidak sistematis, rancu, serta tidak sesuai alokasi.
Padahal, perencanaan operasional harus menjadi langkah awal dalam memulai aktivitas pemenuhan order dari konsumen. Dan itu memerlukan fokus tersendiri.
Sementara lini produksi bertugas untuk mengeksekusi tugas tersebut.
By pass informasi dari bagian penjualan kepada bagian produksi justru menjadikan lini produksi yang terombang-ambing oleh kepentingan dari pihak penjualan yang memang terkenal sangat dinamis.
Perlu adanya filter untuk melakukan pemilahan sekaligus pengolahan data permintaan yang masuk melalui bagian sales & marketing sebelum dieksekusi oleh bagian produksi.
Dalam hal ini peran tersebut dilakukan oleh planner dan tim perencanaan operasional (jika skala bisnis sudah cukup besar).
Beda Kepentingan Satu Tujuan
Upaya penyesuaian penting dilakukan karena antara bagian sales & marketing dan bagian produksi punya kepentingannya masing-masing.
Di satu sisi, pihak penjualan punya misi untuk mendapatkan omset sebesar-besarnya. Sementara di sisi lain bagian produksi berkepentingan menurunkan biaya sekecil-kecilnya.
Fluktuasi order yang begitu dinamis tanpa adanya filter dari planner akan memicu tingginya angka changeover produk, yang berdampak pada tingginya biaya setup produksi.
Semakin dinamis permintaan maka biaya setup yang ditimbulkan akan semakin tinggi.
Oleh karena itu, bagian perencanaan operasional perlu melakukan suatu pengondisian agar kepentingan yang diusung oleh bagian sales & marketing tidak “semena-mena” terhadap operasional lini produksi.
Meski terlihat bahwa kepentingan masing-masing pihak berbeda satu dengan yang lain, sebenarnya semua menuju satu visi yang sama yakni memberikan keuntungan sebesar mungkin bagi bisnis.
Bagaimanapun, setiap pihak yang menjadi bagian dari suatu unit bisnis memiliki satu kesamaan tujuan. Yang kemudian diinterpretasikan menjadi tujuan masing-masing pihak.
Hal ini bukan berarti kemudian masing-masing pihak bekerja untuk tujuannya masing-masing, melainkan tetap harus bersinergi satu sama lain untuk mencapai tujuan bersama.
3 Alasan Pentingnya Perencanaan Operasional
Secara garis besar, perencanaan operasional mengemban peran yang cukup krusial bagi kelancaran dan kesuksesan aktivitas sebuah bisnis. Terutama yang bergerak di bidang manufaktur.
#1 . Membangun sebuah ritme
Dalam rangka mengekseskusi permintaan yang masuk dari konsumen, ritme pengerjaan sangatlah diperlukan agar sumber daya yang dimiliki bisa didorong untuk beroperasi pada peak perform yang dimiliki.
Harapan itu tidak akan terjadi manakala ritme pengerjaannya kacau balau. Suatu saat mengerjakan produk tipe A, lantas berganti ke B, ganti ke A lagi,ganti ke C, balik lagi ke B, dan seterusnya.
Padahal, sebenarnya permintaan yang terkesan random tersebut masih sangat mungkin untuk dikelompokkan dan dikelola ritme pemenuhannya sehingga lebih mudah dikerjakan.
#2. Mengatur keselarasan kepentingan beberapa pihak
Perbedaan kepentingan antara pihak-pihak atau bagian penopang bisnis sangat lumrah terjadi. Karena bagaimanapun mereka ibarat bagian dari bangunan yang memiliki peranan berbeda satu sama lain.
Hanya saja, perbedaan kepentingan tersebut tidak boleh menihilkan kepentingan dari pihak yang lain. Sebaliknya, perlu adanya penyelarasan dari semua kepentingan tersebut.
Perencanaan operasional menjadi pihak yang menampung “aspirasi” semua pihak dan mengelolanya menjadi satu kesatuan komando yang harmonis dan berorientasi pada kepentingan yang lebih besar, yakni keberlangsungan bisnis itu sendiri.
#3. Perencanaan operasional sebagai satu pintu pemenuhan order
Seperti pengalaman yang saya utarakan diawal, tidak semestinya terjadi by pass informasi dari tim penjualan kepada pihak produksi (kecuali memang skala produksinya masih kecil) demi menghindari gangguan ritme eksekusi permintaan.
Sehingga perlu adanya satu pintu masuk dan keluar yang menerima setiap order serta memberikan konfirmasi kesiapan memenuhi order tersebut.
Semua arus informasi harus dilewatkan melalui pintu perencaan operasional terlebih dahulu agar supaya informasi tersebut mampu dikelola secara tepat dan proporsional.
**
Dengan berjalannya peran perencanaan operasional maka kepentingan untuk meminimasi ongkos produksi dapat dijalankan sembari tetap bertanggung jawab memenuhi order konsumen pada kurun waktu yang dijanjikan.
Pihak sales & marketing harus melalui konfirmasi planner terlebih dahulu sebelum memberikan janji kesiapan dari suatu pesanan.
Begitupun sebaliknya pihak produksi hanya akan mulai melakukan aktivitas produksi tatkala sudah mendapatkan instruksi dari planner.
Oleh karena itu, bisa jadi pada suatu waktu tertentu salah satu atau beberapa pihak harus “mengalah” dan “mengorbankan” pencapaian tujuannya sendiri demi pencapaian tujuan pihak lain.
Pihak lain yang dimaksud disini bukan menjurus pada bagian atau unit kerja lain di sebuah perusahaan, namun lebih kepada korporasi itu sendiri secara keseluruhan.
Dengan kata lain, siapapun harus bersedia mengalah demi keuntungan organisasi bisnis itu sendiri.
Keberlanjutan Bisnis
Planner atau perencana operasional kerapkali harus menjadi penanggung jawab yang mempertemukan beberapa kepentingan beberapa pihak di sebuah organisasi bisnis.
Bisa jadi planner harus meminta pihak sales & marketing untuk sedikit menekan egonya supaya bernegosiasi dengan konsumen agar berkenan menyesuaikan tanggal jatuh tempo.
Sementara pada saat yang lain bisa jadi tim perencanaan produksi meminta bagian produksi untuk mengorbankan sedikit biaya produksi untuk pemenuhan order tercapai.
Hal ini berlangsung begitu dinamis dari waktu ke waktu. Tidak ada kondisi yang benar-benar ideal yang memberikan kepuasan pada semua pihak.
Lagipula hal itu juga tidak lebih penting daripada objektif untuk memaksimalkan nilai keuntungan dari operasional sebuah bisnis.
Patut kita ingat bahwa definisi “keuntungan” itu sendiri tidak semata-mata dimaknai secara harfiah pada nominal angka-angka saja. Efek terhadap keberlangsungan bisnis dalam jangka panjang juga mesti diperhatikan.
Dan itu semua perlu direncanakan.
Maturnuwun,
Agil Septiyan Habib
NB : Apabila ingin membaca tulisan saya yang lain diluar bahasan mengenai perencanaan operasional Anda bisa melihatnya juga disini.