Re-Order Point (ROP)atau secara harfiah bisa kita maknai sebagai titik pemesanan ulang merupakan sebuah petunjuk jumlah yang memungkinkan kita untuk tahu kapan saat yang paling ideal untuk melakukan proses pengadaan/pemesanan ulang melalui kalkulasi ROP.
Hal ini dimaksudkan agar tidak sampai terjadi penumpukan stok yang berlebihan di ruang penyimpanan sekaligus juga mengantisipasi agar tidak sampai kehabisan. Dengan kata lain, tepat jumlah tepat waktu.
ROP sekilas mungkin tampak terlalu formal dan textbook sekali untuk dipraktikkan dalam sebuah operasional usaha, khususnya di unit bisnis kecil atau UMKM. Namun, kita tidak perlu ambil pusing karena bagaimanapun yang terpenting adalah fungsinya dalam menunjang efektivitas serta produktivitas bisnis.
Barangkali tidak sedikit pula yang beranggapan bahwa untuk membuat kalkulasi ROP itu memerlukan biaya tinggi serta proses perhitungan yang rumit. Padahal sebenarnya tidaklah seperti itu. Bisa dibilang untuk membuat kalkulasi ROP ini sangatlah sederhana.
Cukup bermodalkan pengetahuan TaKuBaKa (Tambah Kurang Bagi Kali) sudah bisa untuk membuat kalkulasi ROP untuk mendukung operasional bisnis Anda.
Memahami Alur
Sebelum menuju ranah yang lebih teknis dan detail amatlah penting kiranya untuk memahami alur dari prosesi ROP itu sendiri. Biarpun secara umum basic-nya sama, akan tetapi penerapan ROP cenderung menyesuaikan karakteristik dari masing-masing bisnis.
Perlau dicatat bahwa ROP tidak melulu hanya berfokus pada penyiapan dan pemenuhan atribut produk, akan tetapi juga bisa dijalankan untuk melakukan kontrol terhadap satuan unit barang, peralatan, ataupun perlengkapan tertentu yang memang membutuhkan sirkulasi secara berkala.
Secara garis besar, pergerakan dari sebuah unit barang akan mendasari diberlakukannya mekanisme ROP. Ketika barang tidak mengalami pergerakan maka ROP tidak dapat dilangsungkan.
Kita ambil contoh penggunaan kantong plastik di sebuah industri pengemasan kerupuk. Ketika kantong plastik dipergunakan untuk membungkus kerupuk dan kemudian dijual ke pelanggan, banyaknya jumlah penjualan tentu akan sangat mempengaruhi ketersediaan kantong plastik yang dipakai untuk mengemas kerupuk tersebut.
Semakin laris penjualan maka akan semakin cepat habis stok kantong plastiknya. Begitupun sebaliknya. Dalam hal inilah ROP diperlukan untuk memastikan ketersediaan stok plastik agar senantiasa terjaga dalam level yang tepat. Tidak terlalu banyak, tidak terlalu sedikit, apalagi sampai kehabisan.
Lebih lanjut, level stok tersebut sangat mungkin berubah-ubah dari waktu ke waktu tergantung keadaan, yang dalam hal ini adalah tren penjualan kerupuk. Ketika tren melambat maka rentang waktu ROP bisa semakin lama. Sebaliknya, ketika tren menanjak maka ROP bisa semakin cepat.
Apabila sebuah bisnis mengelola beberapa jenis produk sekaligus maka ROP yang dimiliki oleh setiap unit barang penopangnya bisa jadi bervariasi dan berbeda-beda satu dengan yang lain. Misalnya kantong plastik ROP-nya sekian ratus PCS, ROP minyak goreng sekian puluh liter, dan seterusnya.
Sehingga mendokumentasikan setiap aktivitas yang berkaitan dengan lalu lintas barang ataupun produk menjadi sangat krusial karena dari situlah semua bermula.
Jumlah pemakaian atau pengeluaran barang dalam kurun waktu tertentu akan menjadi landasan untuk menentukan pada titik stok keberapa pemesanan ulang perlu dilakukan. Disamping itu, jumlah yang akan dipesan perlu juga mendapatkan perhatian karena hal itu akan berpengaruh besar terhadap daya tahan stok yang dimiliki.
Dalam menentukan jumlah pemesanan ini yang perlu diperhatikan adalah jeda waktu kesanggupan pemenuhan pesanan kita sampai dengan pesanan datang dan siap dipergunakan untuk menunjang operasional usaha. Dan sekali lagi, disini jumlahnya sangat mungkin bervariasi.
Penggunaan Ms. Excel
Seperti sudah disampaikan sebelumnya bahwa membuat kalkulasi ROP tidak butuh biaya besar. Bahkan bisa dibilang gratis asalkan sudah ada komputer atau laptop yang diperlengkapi program sejenis Microsoft Excel (Ms. Excel).
Tentunya sudah ada cukup banyak di luaran sana penyedia program atau aplikasi dengan tujuan serupa. Umumnya mempergunakan sistem berlangganan bulanan dan sudah paket lengkap sebagai satu kesatuan ERP System.
Untuk perusahaan yang sudah cukup stabil operasionalnya barangkali merogoh kocek untuk menggunakan layanan tersebut jelas tidak jadi soal. Tapi, bagi kelompok usaha yang masih belum memiliki stabilitas semacam itu tentu harus berfikir berulang-ulang.
Padahal, memiliki dukungan sistem sejenis ROP ini sangatlah krusial untuk pengelolaan bisnis. Terbukti ada cukup banyak lini usaha yang tidak berkembang gegara gagal mengelola operasional usahanya secara tepat dan layak.
Maka, dengan bantuan aplikasi Ms Excel diharapkan bisa menjadi solusi jangka pendek yang memungkinan siapapun pelaku usaha tetap bisa mempersiapkan sistem tata kelola yang lebih berkualitas biarpun berjalan ditengah keterbatasan.
Tips Membuat Kalkulasi ROP
Untuk membuat kalkulasi ROP beberapa hal berikut penting untuk diperhatikan agar supaya hasil rancangan benar-benar mampu memotret situasi dan kondisi yang sebenarnya.
#1. Data Pergerakan Barang
Bisa berupa data penjualan, pemakaian, pengeluaran, dan sejenisnya yang menjadi sebab berkurangnya stok barang di ruang penyimpanan. Agar ROP menjadi representatif maka beberapa data tersebut harus dipersiapkan.
#2. Jangka Waktu Pengadaan
Kita perlu tahu berapa lama jangka waktu yang diperlukan untuk melakukan proses pemesanan ulang sampai dengan barang yang dipesan tersebut siap dipergunakan. Hal ini dimaksudkan agar tidak sampai terjadi kekosongan stok manakala barang pesanan sedang dalam perjalanan atau terlalu cepat memesan padahal stok barang masih banyak.
#3. Daya Tampung Ruang Penyimpanan
Semakin banyak variasi barang yang dipergunakan untuk menunjang operasional usaha maka menjadi penting untuk memperkirakan daya tampung ruang penyimpanan yang ada. Jangan sampai dengan kapasitas ruang yang terbatas justru memesan barang dalam jumlah melebihi daya tampung. Ruang yang ada perlu dibagi-bagi secara proporsional berdasarkan kebutuhan.
#4. Memberikan Identitas atau Kode Barang
Memberdayakan aplikasi atau program Ms Excel akan optimal dilakukan manakala mempergunakan kode atau identitas untuk mengoneksikan setiap basis data. Dengan kata lain, setiap jenis barang yang dipergunakan untuk operasional pekerjaan harus memiliki identitas yang jelas sehingga lebih mudah dirumuskan dalam program.
#5. Uji dan Simulasi
Apabila kalkulasi ROP sudah selesai dibuat jangan terburu-buru untuk langsung menjadikannya sebagai acuan. Lakukan pengujian dan pemeriksaan terlebih dahulu apakah hasilnya cukup mendekati kenyataan atau tidak.
Sebuah tanda bahwa kalkulasi ROP sudah merepresentasikan keadaan sebenarnya yaitu dengan melihat efek yang ditimbulkan oleh kalkulasi tersebut. Apakah justru sering terjadi kekosongan stok barang, penumpukan, atau sudah terjadi keseimbangan stok baik yang masuk maupun yang keluar.
Jika yang terjadi adalah kekosongan atau penumpukan maka itu mengindikasikan bahwa kalkulasi ROP kita masih perlu diperbaiki. Sedangkan jika sudah terjadi keseimbangan maka kalkulasi ROP yang dibuat sudah cukup merepresentasikan kondisi di lapangan.
***
Bay the way, kok tidak ada urut-urutan dan penjelasan detail terkait pembuatan perhitungannya di program Ms Excel ya?
Saya mohon maaf, karena untuk membuat penjelasan tersebut akan sangat panjang. Sehingga kurang praktis dilakukan manakala dijabarkan lewat kata-kata tulisan.
Jika memang butuh saran masukan bisa langung kontak saja sehingga diskusi bisa lebih mendalam.
Maturnuwun.
Agil Septiyan Habib
